Advertising, Public Relations and Information Policy 

– October 1, 1985 

Page 1 of 3  

 

 

ADVERTISING, PUBLIC RELATIONS AND 

INFORMATION POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

October 1, 1985 

Policy 
Sponsor: 

VP, Community 
Engagement 

Last 
Revised: 

October 1, 1985 

Primary 
Contact: 

AVP, Marketing & 
Communications 

Review 
Scheduled: 

April 1, 2030 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

 
 

A. 

PURPOSE 

 

The purpose of this policy is to outline the responsibilities for promotion of and speaking on behalf 
of the University.  

 

 

B. 

SCOPE 

 

Compliance  with  University  policies  and  procedures  extends  to  all  members  of  the  University 
community. 
 
 

C. 

POLICY STATEMENT 
 

 

1. 

ADVERTISING 

 
 

 

1.1 

The President is responsible for recommending an external advertising agency of 
record for the University to the Board of Governors. 

 
 

 

1.2 

The President is responsible for recommending the institutional marketing strategy 
to the Board of Governors. 

 
 

 

1.3 

The  Office  of  Marketing  and  Communications  is  responsible  for  coordinating  all 
University advertising, including: 

 
 

 

 

a. 

Review of editorial content to ensure that advertisements meet University 
objectives and standards with respect to tone, approach, style, timeliness, 
accuracy and economy of information; 

 
 

 

 

b. 

Implementation of the University logo and legend policy; 

 
 

 

 

c. 

Advice on format and appearance; 

 
 

 

 

d. 

Recommendation  of  and  coordination  of  necessary  external  advertising 
and public relations services; 

 

Advertising, Public Relations and Information Policy 

– October 1, 1985 

Page 2 of 3  

 

 

 

 

e. 

Recommendation of the appropriate size, frequency and media placement 
of advertisements; 

 
 

 

 

f. 

Arrangements for media bookings and placements. 

 
 

 

1.4 

The  Office  of  Marketing  and  Communications  is  responsible  for  developing 
institutional advertising in support of the University's marketing strategy. 

 
 
 

2. 

PUBLIC RELATIONS 

 
 

 

2.1 

The Office of Marketing and Communications is responsible for providing  public 
relations  planning  assistance  for  University  departments  and  officers  and  the 
Board of Governors. 

 

 

2.2 

In  consultation  with  operating  departments,  the  Office  of  Marketing  and 
Communications  is  responsible  for  facilitating  and coordinating University public 
relations  activities  such  as  news  conferences,  notices  and  announcements, 
presentations, news releases, interviews and special events. 

 

 

2.3 

To maximize University resources, the Office of Marketing and Communications is 
responsible  for  recommending  and  utilizing  the  appropriate  public  service  and 
communications  vehicles  for  the  promotion  of  University  activities  and  the 
reinforcement of advertising initiatives. 

 
 

 

2.4 

The  Office  of  Marketing  and  Communications  is  responsible  for  providing 
information  materials  for  visitors  to  the  University  and  for  arranging  tours  as 
necessary. 

 
 
 

3. 

INFORMATION 

 
 

 

3.1 

The official University spokespersons are the Chair of the Board of Governors and 
the  President  or  their  designate,  in  conformity  with  the  policy  on  external 
communications. 

 
 

 

3.2 

The  Office  of  Marketing  and  Communication  is  responsible  for  the  coordination 
and distribution of all University news releases, public service announcements and 
notices to the media and appropriate external organizations. 

 

 

 

 

3.3 

The Office of Marketing and Communications is responsible for the coordination 
of all internal publications and communications of University-wide scope. 

 
 

 

3.4 

The  Office  of  Marketing  and  Communications  is  responsible  for  facilitating  the 
development  of  course  and  program  brochures  and  for  reviewing  general 
University  information  materials  to  ensure  consistency  with  the  University's 
mission, goals and objectives and for recommending editing improvements with a 
view to clarity, correctness and style. 

 
 

 

3.5 

The AVP, Marketing and Communications is the key media information contact on 
behalf of the University and is responsible for providing requested information or 
channelling these requests to the proper source. 

 
 

 
 

Advertising, Public Relations and Information Policy 

– October 1, 1985 

Page 3 of 3  

 

D. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Policy: 
 

means this Advertising, Public Relations and Information 
Policy. 
 

(2) 

Board of 
Governors: 

means the Board of Governors of Mount Royal University. 
 
 

(3) 

University: 
 

means Mount Royal University. 

 
 
E. 

RELATED POLICIES 

 
 
 
F. 

RELATED LEGISLATION 

 
 
 
G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  MRU Brand Guidelines 

•  MRU Editorial Style Guide 

•  MRU Social Networking Guidelines 

 
 
 
H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

10/01/1985 

NEW 

 

 

 

01/20/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary 

08/18/2025 

Editorial 

Related Documents 

Director, Community 
and Strategic 
initiatives 

University Secretary