Philanthropic & Honorific Naming Procedures – May 28, 2024 

Page 1 of 5 

 

 

 

PHILANTHROPIC

 

AND

 

HONORIFIC

 

NAMING

 

PROCEDURES 

Policy Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

April 2001 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 

University 

Advancement 

Last 

Revised: 

May 28, 2024 

Primary Contact: 

Vice-President, 

University 

Advancement 

Review 

Scheduled:  May 28, 2029 

Approver: 

Executive Leadership Committee 

 

A.  PROCEDURES 

 

1. 

TIMING 

Proposals, recommendations and decisions regarding honorific naming shall be undertaken as 

required. 

 

2. 

NAMING OF TANGIBLE AND INTANGIBLE ASSETS 

An inventory of Tangible and Intangible Assets available for Philanthropic or Honorific Naming is 

maintained by the Office of the Vice-President, University Advancement, and includes:  

 

2.1. 

Academic Entities and Resources 

a.  Faculties, schools, offices, departments, and institutes; 

b.  Endowed chair and executive-in-residence positions/endowments; 

c.  Lecture series, conferences, special events, workshops; 

d.  Student awards, scholarships, bursaries, prizes, trophies, athletic awards; 

e.  Academic resources, such as Library collections; 

f. 

Academic awards 

g.  Non-academic awards (e.g., Aboriginal Elders Program); 

h.  Additional academic entities and resources may be developed over time. 

2.2  Facilities 

a.  Physical structures and all portions thereof (e.g., buildings, wings, classrooms, labs, 

theatres, meeting rooms, board rooms, studios, clinics, gymnasia, courts, study 

areas, performance spaces, etc.), including teaching, recreational, service, 

administrative and other facilities; 

b.  Residences; 

c.  Grounds, roadways, green spaced, playing fields, courtyards and other external 

facilities; 

d.  Works of art, musical instruments and artifacts/archival material; 

e.  Additional facilities and resources that may be developed over time. 

The preceding lists are intended to be illustrative, rather than prescriptive or definitive.  

 
 
 
 
 

 

Philanthropic & Honorific Naming Procedures – May 28, 2024 

Page 2 of 5 

 

3. 

PROCESS: PHILANTHROPIC NAMING 

The following details the process to be undertaken for philanthropic naming. Naming in recognition of 

sponsorship is undertaken in accordance with the Partnerships and Sponsorships Policy. 

 

STEP 

ACTION 

Proposal 

●

  The Mount Royal Foundation shall develop and submit a proposal 

for a new naming of the Tangible Asset or Intangible Asset. 

●

  In developing its proposal, The Foundation shall consult: 

o  the benefactor – to ensure appropriateness of recognition 

and support for the proposed naming; 

o  the organizational unit in which the academic entity and/or 

facility is located – to ensure suitability within the unit’s 

role and plans; 

o  the Executive Leadership Team – to ensure the naming is 

consistent with institutional strategies, vision, mission and 

values. 

Decision 

Authority 

 

●  Approval authority for Philanthropic Naming of Tangible and 

Intangible Assets for donations or gifts in kind are: 

Approver 

Value 

VP University Advancement 

Up to $250,000 

President 

$250,001 to $1 million 

Board of Governors 

Greater than $1 million 

 

Implementation 

●

  As per the Fundraising and Gift Acceptance Policy, 

implementation of naming (e.g. signage, special event, public 

announcement, etc.) shall be the responsibility of the Vice-

President, University Advancement with the support of the Mount 

Royal Foundation, and the Department of Facilities Management, 

and in collaboration with the appropriate organizational unit.  

●

  Implementation shall not be undertaken prior to final approval 

from the appropriate decision-making authority as outlined above. 

 

 

4. 

PROCESS: HONORIFIC NAMING 

The following details the process to be undertaken for honorific naming. 

STEP 

ACTION 

 

Proposal 

●

  Proposals may be presented for new Honorific Namings of 

Tangible Assets and Intangible Assets. 

●

  Proposal development shall: 

 

Philanthropic & Honorific Naming Procedures – May 28, 2024 

Page 3 of 5 

 

o  solicit input from the Mount Royal University community; 

o  consult the individual and/or organization after which the 

entity or facility shall be named, to ensure support for the 

proposed naming (in the case of individuals who are not 

living, the Office of the Vice President, University 

Advancement shall endeavor to consult surviving 

immediate family); 

o  consult the organizational unity in which the academic 

entity and/or facility is located – to ensure suitability within 

the unit’s role and plans; 

o  review the proposal with the Executive Leadership Team 

to ensure the naming is consistent with institutional 

strategies, vision, mission and values. 

 

●

  The proposal shall include: 

o  rationale/reason for naming; 

o  supplemental information on the individual/organization 

being recognized; 

o  full budget scenario, including anticipated revenue (if 

applicable) and expense; 

o  impact assessment; 

o  letter of support from the relevant organizational unit(s); 

o  additional letters of support, as available; 

o  timeline for implementation. 

 

Decision 

●

  For Honorific Naming, the comparable Philanthropic Naming 

value of the Tangible or Intangible Asset to be named shall 

determine the appropriate approval authority for the naming. 

Approver 

Value 

VP University Advancement 

Up to $250,000 

President 

$250,001 to $1 million 

Board of Governors 

Greater than $1 million 

 

 

Implementation 

●

  As per the University Fundraising and Gift Acceptance Policy, 

implementation of naming (e.g., signage, special event, public 

announcement, etc.) shall be the responsibility of The Mount 

Royal Foundation, the Office of the Vice-President, University 

Advancement, the Department of Facilities Management and, as 

appropriate, in collaboration with the organizational unit. 

Implementation shall not be undertaken until final approval from 

the Board of Governors. 

 
 
 
 

 

Philanthropic & Honorific Naming Procedures – May 28, 2024 

Page 4 of 5 

 

5. 

PROCESS: CHANGES TO NAMING  
Upon material change to the form and/or function of the academic entity or facility, the Office of 

the Vice-President, University Advancement will review naming with intent to: 

●

 

maintain naming if it remains consistent with the revised academic entity or facility; 

●

 

name a comparable academic entity or facility if the revised entity or facility is no longer 

appropriate; or 

●

 

discontinue use of the name; 

●

  in the event of a material change to the name of the company, individual or organization 

attached to an academic entity or facility, The Mount Royal Foundation, in consultation with 

the Office of the Vice-President, University Advancement, will determine the appropriate 

course of action as outlined in the Fundraising and Gift Acceptance Policy, and the 

Partnerships and Sponsorships Policy. 

Per Section 4.9 of the Fundraising and Gift Acceptance Policy, if a philanthropic or honorific 

naming is deemed to have become detrimental to the University’s academic and/or public 

reputation, the perceived value of its credentials, or is not consistent with the University’s stated 

vision, mission, and values, or implies endorsement of a partisan or ideological position, the 

naming will be discontinued. 

STEP 

ACTION 

 

Proposal 

●

  The Office of the Vice-President, University Advancement shall 

develop and submit proposals regarding any change of naming. 

●

  In developing its proposal, Office of the Vice-President, University 

Advancement shall: 

o  solicit input from the Mount Royal University 

organizational unit affected by the change; 

o  with respect to philanthropic naming, consult with The 

Mount Royal Foundation, which will, in turn, consult with 

the benefactor about possible courses of action; 

o  contact the individual and/or organization after which the 

entity or facility is named to discuss possible courses of 

action (in the case of individuals who are not living, the 

Office of the Vice-President, University Advancement 

shall endeavor to consult surviving immediate family);  

o  review with the Executive Leadership Team to ensure the 

naming change is consistent with the institutional 

strategies, vision, mission and values. 

●

  The proposal for a naming change shall include: 

o  rationale/reason for the naming change or 

discontinuation; 

o  full budget impacts  

o  risk assessment;  

o  timeline for implementation. 

 

Decision 

●

  Decision authorities to change or discontinue Philanthropic 

Naming and Honorific Naming are the same as outlined in Section 

2 and 3 above.  

 

Philanthropic & Honorific Naming Procedures – May 28, 2024 

Page 5 of 5 

 

 

Implementation 

●

  Implementation of changes to Philanthropic Naming and Honorific 

Naming shall be the same as outlined in Section 2 and 3 above.  

 
B.  RELATED POLICIES 

●

  Academic Emeritus-Emerita Designation Policy 

●

  Endowed Chairs, Executives-in-Residence and Visiting Lectureships Policy 

●

  Endowment Management Policy 

●

  University Fundraising and Gift Acceptance Policy 

●

  Institutes at Mount Royal University Policy 

 

C.  RELATED LEGISLATION 

 

 

 

D.  RELATED DOCUMENTS 

●

  Philanthropic and Honorific Naming Policy 

 
E.  REVISION HISTORY 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

 

Description of 

Change 

Sections 

 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

 

04/07/2008  

 

NEW 

 

 

 

05/17/2016 

Establishment of 

$500,000 threshold 

for philanthropic 

naming requiring 

Board approval 

2. Process: 

Philanthropic 

Naming 

Director, University 

Secretariat 

 

VP, University 

Advancement 

 

12/04/2023 

 

 

 

VP, University 

Advancement 

28/05/2024 

Comprehensive 

revisions 

All 

VP, University 

Advancement 

Executive 

Leadership Team