Matching Software Policy – March 15, 2012 

 

Page 1 of 3 

 

 

 

MATCHING SOFTWARE POLICY 

 

Policy Type: 

 

Academic 

 

Initially 

Approved: 

March 15, 2012 

Policy 

Sponsor: 

Provost and Vice-

President, Academic 

Last 

Revised: 

March 15, 2012 

Primary 

Contact: 

AVP, Teaching and 

Learning 

Review 

Scheduled: 

April 1, 2025 

Approver: 

General Faculties Council 

 

 

 

 

A. 

PURPOSE 

 

To authorize the use of approved Matching Software products for the classroom/ students at Mount 

Royal University. 

 

To outline guiding principles for the usage of Matching Software. 

 

This Policy does not address the already existing practice of using Search Engines to determine 

whether plagiarism has occurred (e.g., Google, library Databases). 

 

 

B. 

SCOPE 

 

 

 

 

This Policy and related procedures apply to all members of the University community using 

Matching Software to assist with evaluation of student work. 

 

 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

 

1.1 

PRINCIPLES 

 

1.1 

"Mount Royal University is committed to principles of academic integrity grounded 

in the fundamental values of honesty, trust, fairness, respect and responsibility 

with respect to all academic work" (Code of Student Conduct).  As part of this 

commitment, Mount Royal provides students, faculty and staff with information 

about the meaning of academic integrity, suggestions as to how it can be fostered 

across campus, and the possible consequences when contravened. 

 

1.2 

Mount Royal University's primary purpose in permitting the use of Matching 

Software is for the common good of students and instructors by creating an 

environment that is both fair and transparent. 

 

1.3 

The uses of Matching Software as a deterrent or detector of academic misconduct 

are secondary to the primary educational purpose of this software (e.g., using 

citations, paraphrasing appropriately). 

 

Matching Software Policy – March 15, 2012 

 

Page 2 of 3 

 

 

1.4 

Mount Royal University must take reasonable steps to ensure that confidentiality 

of students is maintained in terms of the work they submit to the Databases and 

that students maintain copyright on submitted works. 

 

 

2. 

POLICY 

 

2.1 

Mount Royal University authorizes the use of Matching Software for educational 

purposes, including but not limited to, deterring or providing evidence of academic 

misconduct. 

 

2.2 

Mount Royal University acknowledges that Matching Software, while it may 

provide evidence of plagiarism, is not designed to prove plagiarism, the ultimate 

determination for which remains the responsibility of the instructor. 

 

2.3 

Instructors using Matching Software  must advise students in advance and in 

writing. 

 

2.4 

Students shall have the right to opt out of using Matching Software  and, after 

discussion with the instructor; an alternative method for assessment of their work 

will be determined by the instructor. 

 

2.5 

Instructors are responsible for informing themselves and their students about the 

use of the software and about issues concerning academic integrity, intellectual 

property, and privacy prior to use of Matching Software. 

 

2.6 

Wherever possible, students should have the opportunity to access Matching 

Software. 

 

 

D. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Database: 

a structured set of data held in a computer 

 

(2) 

Matching Software:  uses text, image or computer code recognition software to scan 

submitted works for similarity to other material that may be 

located on public websites, in library Databases, or in custom 

Databases.  Matching Software  may be located on a local 

computer or accessed via the network.  Submitted work may be 

archived, depending on the specific features of the software and 

the options enabled. 

 

(3) 

Policy: 

means the Matching Software Policy 

 

(4) 

Search Engine: 

software for the retrieval of data from a Database or network 

 

(5) 

University: 

means Mount Royal University 

 

 

 

 

 

 

E. 

RELATED POLICIES 

 

•

  Code of Student Conduct Policy 

 

Matching Software Policy – March 15, 2012 

 

Page 3 of 3 

 

 

 

F. 

RELATED LEGISLATION 

 

 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•

  Appendix A - Matching Software Policy   

•

  Code of Student Conduct Procedures 

•

  Copyright Compliance Procedures 

 

•

  Matching Software Procedures 

 

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

03/15/2012 

NEW 

 

 

 

01/29/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary