Academic Schedule Policy – November 17, 2016 

Page 1 of 3 

 

 

ACADEMIC SCHEDULE  POLICY 

 

Policy Type:  Academic 

Initially 

Approved: 

January 1, 

2014 

Policy 

Sponsor: 

Provost & Vice-

President, Academic 

Last 

Revised: 

November 17, 

2016 

Primary 

Contact: 

Registrar & AVP 

Enrollment 

Management 

Review 

Scheduled: 

April 1, 2027 

Approver: 

General Faculties Council 

 

 

A. 

PURPOSE 

 

This Policy sets out the parameters that govern the University’s Academic Schedule, including 

semester dates and lengths and the number of instructional days to occur in each semester. 

 

This Policy also sets out stipulations around courses with unusual start and end dates, reading 

breaks, and examination periods. 

 

 

B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all Employees who are engaged in establishing the University’s Academic 

Schedule. 

 

 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

PRINCIPLES 

 

1.1 

All semester start and end dates are determined by the Registrar and are 

submitted as part of the Academic Schedule to General Faculties Council for 

approval. 

 

1.2 

A minimum of 60 instructional days will occur in a 13-week semester.  A minimum 

of 30 instructional days will occur in a 6.5-week semester. 

 

1.3 

Unusual start and end dates for a course must be approved by the applicable Dean 

and Registrar prior to being scheduled. 

 

1.4 

All course work (assignments and examinations) must be completed within the 

course start and end dates specified. 

 

1.5 

The final examination period includes business days and Saturday for Fall and 

Winter semesters, and business days only for Spring and Summer semesters. 

 

1.6 

A minimum of one calendar study day will occur before the start of the final 

examination period in any semester. 

 

1.7 

No examinations may be held, or assignments due, during study days. 

Academic Schedule Policy – November 17, 2016 

Page 2 of 3 

 

 

   

2. 

RESTRICTIONS ON FALL SEMESTER 

 

2.1 

The Fall semester will begin on the first Tuesday in September. 

 

2.2 

New Student Orientation will occur on the first two days of the Fall semester.  No 

classes will be scheduled on those days. 

 

2.3 

The Fall semester reading break will include the four days following Thanksgiving 

Monday. 

 

2.4 

The Fall examination period will conclude no later than December 22

nd

.  Under 

exceptional circumstances and with approval from the Registrar, the Fall 

examination period may be extended to December 23

rd

. 

 

3. 

RESTRICTIONS ON WINTER SEMESTER 

 

3.1  

The Winter semester will begin on the second business day following January 1

st

.  

If January 1

st

 falls on a Wednesday or Thursday, the semester will begin on the 

following Monday. 

 

3.2 

New Student Orientation will occur on the first day of the Winter semester.  No 

classes will be scheduled on that day. 

 

3.3 

The Winter semester reading break will include the four days following the Family 

Day holiday. 

 

3.4 

The Winter examination period will conclude no later than April 29

th

.  No 

examinations will be scheduled on the Saturday between Good Friday and Easter 

Monday. 

 

4. 

RESTRICTIONS ON SPRING SEMESTER 

 

4.1 

The Spring semester will begin on the first Monday in May provided that there is a 

minimum of four calendar days between the end of the Winter semester and the 

start of the Spring semester. 

 

 

5. 

RESTRICTIONS ON SUMMER SEMESTER 

 

5.1 

The Summer semester will begin on the first business day following July 1

st

 

provided that there is a minimum of four calendar days between the end of the 6.5-

week Spring semester and the start of the Summer semester.  If July 1

st

 falls on a 

Wednesday or Thursday, the semester will begin on the following Monday. 

 

6. 

EXEMPTIONS FROM READING BREAK 

 

6.1 

In cases where there are demonstrable accreditation requirements, programs may apply 

to General Faculties Council for a modification to the reading break outlined in the 

Academic Schedule. 

 

 

 

 

 

 

Academic Schedule Policy – November 17, 2016 

Page 3 of 3 

 

D. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Employees: 

 

means individuals who are engaged to work for the University 

under an employment contract, including but not limited to 

faculty, staff, exempt, casual and management employees 

 

(2) 

Instructional Day: 

 

means a day on which classes are scheduled to be in session 

(3) 

Policy: 

 

means the Academic Schedule Policy 

(4) 

University: 

 

means Mount Royal University 

(5) 

Unusual Start and 

End Date: 

means a date that does not follow the standard start or end 

date of a course based on the dates outlined in the Academic 

Schedule 

 

 

 

E. 

RELATED POLICIES 

 

•

  Academic Timetabling Policy 

•

  Examinations Policy 

•

  Grades Policy 

•

  Registration Policy 

 

 

F. 

RELATED LEGISLATION 

 

•

  Post-secondary Learning Act, SA 2003,c P-19.5

 

•

  Alternative Academic Council Regulation, Alta Reg 219/2006

 

 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

 

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized Revision 

(Position Title) 

11/17/2016 

 

 

Director, University 

Secretariat 

 

01/23/2020 

Editorial 

 

Policy Specialist 

University Secretary 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 

University Secretary