Procedure to Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy – 2006-2007 

Page 1 of 3  

 

 

RECORDING AND DISTRIBUTION OF 

ACADEMIC PRESENTATIONS AND MATERIALS 

PROCEDURES  

 

Procedure 

Type: 

Academic 

Initially 

Approved: 

September 28, 

1992 

Procedure 

Sponsor: 

Provost and VP, 

Academic 

Last 

Revised: 

September 28, 

1992 

Administrative 

Responsibility: 

Provost and VP, 

Academic 

Review 

Scheduled: 

September 28, 

2025 

Approver: 

General Faculties Council 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

PROCESS FOR OBTAINING PERMISSION 

 

1.1 

The student wishing to record an Academic  Presentation must first seek the 

consent of the faculty member.  Permission is indicated when a completed Release 

Form (Appendix A) is provided to the faculty member and student and retained on 

file by the academic in which the course is offered. 

 

1.2 

Students with a disability must present a signed version of their Accommodation 

Agreement obtained through Disability Services.  

 

1.3 

Section B., 2., 2.3 of this Policy notwithstanding, a student may duplicate, publish, 

distribute, sell, share and or broadcast an Academic  Presentation with written 

approval from the faculty member.  

 

 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Academic Presentation: 

Includes all delivery formats intended to provide 

instruction to students by Mount Royal University 

faculty, their proxies or guest lecturers.  Examples 

include, but are not restricted to, lectures, laboratories, 

tutorials, presentations, performances, electronic 

information, the duplication of course material, and to 

the translation of recordings or transcriptions of any of 

these materials to another form by electronic or 

mechanical means. 

 

(2) 

Policy: 

means the  Recording  and distribution of Academic 

Presentations and Materials Policy 

 

(3) 

University: 

means Mount Royal University 

 

 

 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•

  Non-Academic Conduct Policy 

Procedure to Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy – 2006-2007 

Page 2 of 3  

 

 

 

D. 

RELATED LEGISLATION 

 

•

  Copyright Act 

 

 

E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•

  Accommodation Agreement (Disability Services) 

•

  Non-Academic Conduct Procedures 

•

  Release Form to Permit Recording – Appendix A 

 

 

F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

09/28/1992 

NEW 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Procedure to Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy – 2006-2007 

Page 3 of 3  

 

MOUNT ROYAL UNIVERSITY 

 

RECORDING AND DISTRIBUTION OF ACADEMIC PRESENTATIONS  

AND MATERIALS POLICY 

 

 

APPENDIX A 

 

RELEASE FORM TO PERMIT RECORDING 

 

 

 

 

Faculty/Academic Unit:  ________________________________________________________ 

 

Date: _______________________  Semester: ______________   

Year: ____________ 

 

 

I/we, the undersigned, request permission to record the material presented in (course, lecture/lab) 

_________________________________.                       

 

I/we agree that this recording shall be solely for the purposes of individual private study by the 

undersigned, and that these recordings shall not be sold, transferred, re-recorded, distributed or 

published in any way. 

 

I/we agree to destroy the recordings when they are no longer needed for purposes of private study 

at Mount Royal University. 

 

I/we agree that I am/we are responsible for all costs associated with making the recordings. 

 

I/we acknowledge the Mount Royal regulations on this matter and acknowledge that abuse of the 

privilege to make recordings constitutes a violation of Mount Royal’s Non-Academic Conduct 

Policy. 

 

 

NAMES (PLEASE PRINT)   

 

SIGNATURE   

 

 

STUDENT I.D.  

   NUMBER 

 

_________________________ 

_________________________ 

 

__________ 

 

 

_________________________ 

_________________________ 

 

__________ 

 

 

I,  ______________________                   (PLEASE PRINT), faculty member for the above-named 

course, hereby do not object to the above-named student(s) making recordings of 

lecture/laboratory material in the course, for the purpose of private study, under conditions set 

forth above. 

 

Signed: ____________________________________ 

Date: ________________________