Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy – September 28, 1992 

Page 1 of 3  

 

 

RECORDING AND DISTRIBUTION OF 

ACADEMIC PRESENTATIONS  

AND MATERIALS POLICY 

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 

Approved: 

September 28, 

1992 

Policy 

Sponsor: 

Provost and Vice-

Provost, Academic 

Last 

Revised: 

 

Primary 

Contact: 

Provost and Vice-

Provost, Academic 

Review 

Scheduled: 

September 28, 

2025 

Approver: 

General Faculties Council 

 

A. 

PURPOSE 

 

The purpose of this Policy is to: 

 

•

  Protect the intellectual property of faculty members. 

 

•

  Ensure that students can legitimately record lectures, performances or other Academic 

Presentations without compromising rights protected by copyright laws (e.g., unauthorized 

distribution of intellectual property). 

 

•

  Provide Mount Royal University and faculty a means to manage the divergent needs suggested 

in the two bulleted points, above. 

 

 

B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all within the University community including but not restricted to employees, 

students, contractors and visitors. 

 

 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

AUTHORITY 

 

The General Faculties Council of Mount Royal University has authority over this Policy.  

Administration of the Policy and the associated procedures are assigned to the Provost 

and Vice-President, Academic or his/her designate.   

 

2. 

PRINCIPLES 

 

2.1 

Mount Royal University will adhere to all laws intended to protect “...the sole right 

[of a Mount Royal faculty member] to produce or reproduce the work or any 

substantial part thereof in any material form whatever...” (from: Copyright Act  

(R.S., 1985, c. C-42, 3(1)).   

2.2 

Mount Royal University will accommodate requests for the Recording of lectures, 

performances, or other Academic Presentations provided that: 

 

 

 

a. 

Prior permission from the faculty member is obtained; and, 

 

 

 

b. 

The Recording is for private use only. 

Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy – September 28, 1992 

Page 2 of 3  

 

 

2.3 

Unauthorized  Recording and/or distribution/broadcasting of Academic 

Presentations constitutes academic misconduct. 

 

2.4 

Students are encouraged to make notes during Academic  Presentations (see 

Definitions section) in order to advance their own learning and to develop a record 

for purposes of private study.  This practice develops the ability to actively attend 

to the material under consideration and to quickly summarize pertinent information 

in a coherent manner.   

 

2.5 

Recording of Academic  Presentations discourages the development of these 

important skills.  Therefore, it must be demonstrated that learning is adversely 

affected without this assistance. 

 

2.6 

Both student and faculty member have the right to appeal a decision through 

established procedures. 

 

D. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Academic 

Presentation: 

 

Includes all delivery formats intended to provide instruction to 

students by Mount Royal University faculty, their proxies or 

guest lecturers.  Examples include, but are not restricted to, 

lectures, laboratories, tutorials, presentations, performances, 

electronic information, the duplication of course material, and to 

the translation of recordings or transcriptions of any of these 

materials to another form by electronic or mechanical means.  

 

(2) 

Policy: 

 

means the  Recording and Distribution of Academic 

Presentations and Materials Policy 

 

(3) 

Recording: 

 

Is a “fixation” or “reproduction of a fixation” in any material form 

of an Academic Presentation. This definition explicitly excludes 

notes generated by a student for private study (from: Copyright 

Act R.S, 1985, c. C-42; Sections 2 and 15). 

 

(4) 

University: 

 

means Mount Royal University 

 

E. 

RELATED POLICIES 

 

•

  Code of Student Conduct policy 

•

  Code of Conduct policy 

•

  Intellectual Property policy 

 

 

F. 

RELATED LEGISLATION 

 

•

  Copyright Act 

 

 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•

  Accommodation Agreement (Disability Services) 

•

  Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Procedures 

•

  Release Form to Permit Recording – Appendix A 

Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy – September 28, 1992 

Page 3 of 3  

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

09/28/1992 

NEW 

 

 

 

09/11/2018 

Editorial – formatting 

/ updated related 

policies 

 

Policy Specialist 

Director, University 

Secretariat 

01/29/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary