Presidential Search Committee 

Terms of Reference 

 

1. 

Purpose 

 

The purpose of the Presidential Search Committee (“the Committee”) is to conduct a search for a 
President  of  the  University,  evaluate  candidates  and  recommend  a  candidate  to  the  Board  of 
Governors of Mount Royal University (“the Board”) in accordance with any conditions imposed by 
the Board. 

 

2. 

Responsibilities 

 

a.  The Committee is advisory to the Board. 

 

b.  The Committee shall develop and conduct its own process for the search and selection of 

a suitable candidate for the position of the President of the University. 

c.  The  Committee  shall  solicit  the  views  of  the  representatives  of  all  the  Mount  Royal 

constituencies (i.e., the Board, members of the Executive Leadership Team (ELT), faculty, 
students, staff, managers and senior administrators) regarding criteria for the selection of 
candidates.  The  Committee shall also seek  the views  of the General  Faculties Council 
regarding criteria for the selection of candidates. 

d.  The  Committee  will  recommend  a  position  profile  and  criteria  for  the  selection  of 

candidates to the Board for approval.  

 

e.  The approved position profile will be made public in the Mount Royal community. 

f. 

The Committee may retain and oversee the work of an executive recruitment consultant 
to assist in the search for a President of the University. 

 

g.  The  Committee,  with  the  assistance  of  the  consultant  if  one  is  retained,  will  invite 

nominations and applications for the vacancy. 

h.  The Committee, with the assistance of the consultant if one is retained, will establish an 

acceptable long list of candidates. 

 

i. 

The  Committee  will  shorten  the  list  of  candidates  to  a  short  list  of  finalists  and,  in 
accordance  with  the  process  that  is  agreed  upon  at  the  outset  of  the  search,  rank  the 
desirable  candidates  on  the  short  list,  prepare  a  report  and  present  the  name  of  one 
candidate for appointment as President to the Board. 

j. 

The Chair of the Committee will act as spokesperson for the Committee and ensure that 
there are regular updates provided to the Board.

 

3. 

Membership 

 

a.  Voting Members: 

i. 

Chair of the Board as the Chair of the Committee; 

 

ii. 

Vice-Chair of the Board as Vice-Chair of the Committee; 

 

iii. 

three additional external members of the Board, appointed by the Board Chair; 

 

iv. 

a  faculty  member  of  the  Board  (serving  on  the  Board  when  the  committee  is 
established); appointed by the Board Chair; 

 

v. 

a  student  member  of  the  Board  (serving  on  the  Board  when  the  committee  is 
established); appointed by the Board Chair; 

 

vi. 

the  staff  member  of  the  Board  (serving  on  the  Board  when  the  committee  is 
established); 

vii. 

GFC  Faculty  Councillor  (serving  as  a  member  on  the  GFC  Executive  Committee), 
elected by GFC; 

viii. 

a Dean elected by Deans’ Council; 

ix. 

one administrator/leader elected by the group of MRU AVPs and Deans; 

x. 

one Vice-President, appointed by the Board Chair; 

 

xi. 

one additional member of the Executive Leadership Team (ELT), selected by ELT. 

b.  The Board reserves the right to appoint one additional member-at-large.

     

 

 

c. 

If a Board member’s term on the Board expires during the search process, the member will 
remain on the Committee until the completion of the search process. 

 
d.  Appointment of each person to the Committee, as defined above, will be conditional on their 

agreement to maintain in confidence all the information discussed by the Committee.  
 

e.  If any member of the Committee becomes, or seeks to become, a candidate for the Office of 

President, they are not eligible to be appointed, elected or continue as a Committee member.  

 

f. 

If the association of any members of the Committee with the University, as defined above, is 
terminated  or  in  any  way  significantly  altered  (with  the  exception  of  b.  above),  or  if  for  any 
reason any member is unable to carry out their responsibilities on the Committee

 

the Board 

Chair

 will 

replace them with another member of the constituent group. 

 

 

4. 

Resources (non-voting) 

 

The University Secretary, or delegate, will serve as Secretary to the Committee. 

The Associate Vice-President of Human Resources, or designate, will serve as a resource to the 
Committee and to the University Secretary. 

 

 

 

5. 

Meetings 

 

a.  Meetings of the Committee will be held at the call of the Chair. 

 

b.  The Vice-

Chair will carry out any or all of the Chair’s responsibilities at the request of the 

Chair or in the event that the Chair is absent or unable to carry out their responsibilities, 
and will have those additional powers and duties assigned by the Chair

     

. 

c.  All  meetings  of  the  Committee  will  be  held  in  camera  and  the  University  Secretary,  or 

delegate, shall attend all meetings. 

d.  Formal motions put forth by a member of the Committee will be carried or defeated by 

simple majority vote. There shall be no provision for abstentions from voting, and the Chair 
will vote on all motions. 

e.  All members of the Committee, including the Chair, will vote on the recommendation to 

the Board of candidates for appointment as President. Tie votes shall be deemed lost. 

f. 

Voting by proxy is not permitted. 

 

6. 

Quorum 

 

Quorum for Committee meetings will consist of nine (9) members of the Committee being present 
in person, by teleconference or by video conference, and must include either the Chair or the Vice- 
Chair of the Board. 

There will be no provision for proxies, substitutes or alternates. In the event that repeated absences 
hinder  the  work  of  the  Committee  in  the  opinion  of  the  Chair,  the  Chair  may  replace  them  with 
another member of the constituent group. 

          

 

 
 

7. 

Confidentiality 

 

All discussions regarding the search and appointment of a President, whether in Committee or at 
the Board, will be carried out in confidence. 

 

Information regarding applicants, potential applicants and interviews will remain confidential to the 
Committee, the Board and others as determined appropriate by the Committee. 

 

8. 

Records 

 

The records of the Committee’s decisions shall be maintained by the Office of General Counsel 
and  University  Secretariat  in  the  form  of  correspondence  related  to  those  decisions,  legal 
documents, and/or minutes of meetings as appropriate. At the conclusion of the process, individual 
committee members will be required to destroy all notes and documents they have accumulated 
during the search process. 
 

9. 

Status 

 

The Presidential Search Committee is an ad hoc Committee of the Board of Governors of Mount 
Royal University. 

 

Approved by the Board of Governors 
December 12, 2025