WORKPLACE VIOLENCE AND HARASSMENT   

PREVENTION POLICY 

Policy Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

June 11, 2021 

 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 

Finance and 

Administration 

Last 

Revised: 

   

   May 29, 2025 

Primary Contact:  Human 

Resources 

Review 

Scheduled:  May 29, 2030 

 

Approver: 

 

Board of Governors 

 

A. 

PURPOSE 

 

The purpose of this policy is to contribute to fostering a safe, healthy, and inclusive workplace. It 

expresses the University’s commitment to a workplace that is free of Violence and Harassment, 

and it ensures that the University will meet both its obligations and responsibilities as set out in 

relevant legislation. 

 

 

B. 

SCOPE 

This Policy applies to Employees, appointees, volunteers and other persons acting on behalf of the 

University. Others may Report an incident of Violence or Harassment if the incident is against one 

of these individuals. 

 

This Policy does not limit an Employee's ability to make a report of Sexual Assault or Sexual 

Harassment under the Gender-Based Violence and Misconduct Prevention and Response Policy, 

nor does it alter any responsibilities of the University prescribed under that policy. If Human 

Resources determines that an allegation meets the definition of Sexual Assault or Sexual 

Harassment under the Gender-Based Violence and Misconduct Prevention and Response Policy, 

the Gender-Based Violence and Misconduct Prevention and Response Policy will be used to 

address the allegation. 

 

 

C. 

POLICY STATEMENT 

1. 

GENERAL 

 

1.1 

The University is committed to providing a workplace free of Violence and 

Harassment as far as it is reasonably practicable to do so. As part of this 

commitment, the University will provide access to appropriate resources and 

response processes to address incidents of Violence and Harassment. 

 

1.2 

The University will investigate reported incidents of workplace Violence and 

Harassment and take corrective action where necessary. 

1.3 

The University will not disclose the circumstances related to an incident of Violence 

or Harassment, including the names of any individuals involved, except: 

 

 

a.  where necessary to investigate the incident or to take corrective action;to inform 

the parties involved in the incident of the results of the investigation and 

corrective action taken, to the extent permissible by the University’s privacy 

obligations; 

 

b.  where necessary to inform of a specific or general threat of Violence or potential 

Violence (such as to Security Services or law enforcement); or, 

 

c.  as required by law. 

1.4 

The University will disclose only the minimum amount of personal information that is 

necessary to inform individuals of a specific or general threat of Violence or potential 

Violence. 

 

1.5 

An incident Report may be forwarded by Human Resources to the Office of General 

Counsel. 

 

1.6 

This Policy is not intended to discourage an individual from exercising rights pursuant 

to any applicable legislation, collective agreement, policy or professional body. This 

includes an individual accessing internal complaint or conflict-resolution processes 

available through their union/association if applicable. 

1.7 

In some cases, Reports involving the same parties may be alleged under other 

University policies and procedures. In these cases, separate investigations are not 

necessary. The investigator may be instructed to investigate allegations under more 

than one policy. 

 

1.8 

An individual who is found to have breached this policy may be subject to disciplinary 

action up to and including termination of employment or termination of any other 

relationship they have with the University. Disciplinary action will be taken in 

accordance with the provisions of any applicable collective agreement, terms and 

conditions of employment, or contractual agreement. 

 

 

2. 

PRINCIPLES 

 

2.1 

This Policy is not intended to limit or constrain the reasonable exercise of managerial 

functions including, but not limited to: 

a.  evaluations or assessments based on work performance; 

 

b.  imposition of discipline; or, 

c.  a managerial directive or denial of a request. 

 

 

3. 

REPORTING VIOLENCE AND HARASSMENT 

 

3.1 

Individuals who have been subjected to or are otherwise aware of an incident of 

Violence or Harassment in the workplace make a Report using the Procedure for 

Reporting Workplace Violence and Harassment. 

3.2 

An Employee who is notified about or who is otherwise  aware of an incident of 

Violence or Harassment in the workplace can also Report the incident. 

3.3 

Where the University has legal obligations, it may act at its own discretion in 

reviewing or investigating suspected incident(s) of Violence and Harassment. 

 

 

3.4 

An incident that has occurred more than two (2) years prior to the date of the of the 

Report will generally not be investigated unless the Associate Vice-President, 

Human Resources, determines that the allegation exposes a continued or future risk 

to Employees, students, the public, patient safety, or the integrity or the reputation of 

the University. 

 

3.5 

If the incident is also under investigation by the police or another authority, the 

University may at its discretion continue, hold in abeyance or terminate the 

investigation or any other proceedings related to the matter. 

 

 

4. 

RETALIATION AND FRIVOLOUS OR VEXATIOUS COMPLAINTS 

 

4.1 

All Reports made in good faith will be taken seriously and addressed in an objective, 

appropriate and timely manner, without reprisal against those who Report an 

incident, or who are otherwise involved in the review or investigation of incidents. 

4.2 

An individual who is found to have made a frivolous or vexatious Report may be 

subject to disciplinary action up to and including termination of employment or 

termination of any other relationship they have with the University. 

 

 

5. 

PREVENTION AND TRAINING 

 

5.1 

The University will provide Violence and Harassment prevention training program(s) 

designed to cultivate a respectful workplace environment free from Violence and 

Harassment and to bring awareness of this Policy and the Procedure for Reporting 

Workplace Violence and Harassment. 

 

5.2 

Human Resources, when made aware, will ensure appropriate resources are 

available to those who have experienced, likely to experience, or have been 

impacted by Violence and Harassment. 

5.3 

Violence and Harassment are workplace hazards and are included as part of position 

hazard assessments. 

 

 

D. 

DEFINITIONS 

(1) 

Discrimination: 

means any action or threat of action related to a protected 

ground in the Alberta Human Rights Act when the action or 

threat of action results in loss of or limit on opportunities to work 

or to fully participate in the workplace or offends the dignity of 

the person. Protected grounds as defined by the Human Rights 

Act are race, colour, ancestry, place of origin, religious beliefs, 

gender, gender identity, gender expression, age, physical 

disability, mental disability, marital status, family status, source 

of income, and sexual orientation. 

 

(2) 

Domestic Violence:      means, whether at a work site or work-related, the threatened, 

attempted, or actual conduct of a person that causes or is likely 

to cause physical or psychological harm, and is used to control,

 

intimidate or humiliate a person by a person who has, or has 

had, a personal relationship. 

(3) 

Employee: 

means individuals who are engaged to work for the University 

under an employment contract, including but not limited to 

faculty, staff, exempt, casual and management employees. 

 

(4) 

Harassment: 

means  any  single  incident  or  repeated  incidents  of 

objectionable or unwelcome conduct, comment, bullying or 

action by a person that the individual knows or ought 

reasonably to know will or would cause offence or humiliation, 

or adversely affects the individual’s health and safety, and 

includes Discrimination and Sexual Harassment. 

(5) 

Report: 

means the submission of a statement either verbally or in 

writing to Human Resources in accordance with the Procedure 

for Reporting Workplace Violence and Harassment that 

provides details of an incident of Violence or Harassment. A 

verbal statement will be transcribed and confirmed as accurate 

by Human Resources. 

 

(6) 

Policy: 

means the Workplace Violence and Harassment Prevention 

Policy. 

 

(7) 

Sexual Harassment:    means unwanted or uninvited sexual advances, remarks, 

gestures, sounds and actions that make a person feel unsafe, 

intimidated, degraded or uncomfortable, or their sexual integrity 

is compromised, even if the person harassing claims to have 

been only joking or didn’t mean to offend. It includes bullying or 

coercion of a sexual nature, unwanted sexual attention or 

requests for sexual favours. It can also include threatening 

and/or unwanted phone calls, text messages, e-mails, letters 

and unwanted gifts. 

 

(8) 

Sexual Violence:          means any Violence, physical or psychological, carried out 

without consent through a sexual means or by targeting 

sexuality. This includes, but is not limited to, sexual assault, 

Sexual Harassment, stalking and/or monitoring, indecent 

exposure, voyeurism, degrading sexual imagery, distribution of 

images or video of a community member without their consent. 

 

(9) 

University: 

means Mount Royal University. 

(10) 

Violence: 

means, whether at a work site or work-related, the threatened, 

attempted, or actual conduct of a person that causes or is likely 

to cause physical or psychological harm, and includes 

Domestic Violence or Sexual Violence. 

 

 

E. 

RELATED POLICIES 

 

●  Code of Conduct – Employees 

●  Code of Student Community Standards Policy  

●  Environmental Health and Safety policy 

●  Expression and Free Speech policy

 

●  Protected Disclosure (“Whistleblower”) policy 
●  Gender-Based Violence and Misconduct Prevention and Response Policy 

 

 

F. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act 

●  Alberta Human Rights Act 

●  Alberta Occupational Health and Safety Act 

 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Procedure for Reporting Workplace Violence and Harassment 

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

3/31/2023 

Definitions 

Definitions 

Policy Advisor 

AVP, HR 

 05/29/2025 

 Major 

 Scope, 3 

 AVP Human 

Resources 

 Board of Governors