University Fundraising and Gift Acceptance Policy – May 28, 2024 

Page 1 of 6 

 

 

 

FUNDRAISING AND GIFT ACCEPTANCE POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

May 28, 2024 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 

University 

Advancement 

Last 

Revised: 

 

Primary Contact: 

Advancement 

Services and 

Annual Giving 

Review 

Scheduled:  May 28, 2029 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

A. 

OVERVIEW 

 

The Mount Royal University Foundation (the “Foundation”) carries out an organized program for 

obtaining financial and in-kind donations from individuals, corporations, private foundations, alumni, 

faculty and staff through voluntary charitable donations and Sponsorships.   

 

Institutional needs and Canada Revenue Agency (“CRA”) regulations are considered when 

determining whether a Gift will be accepted by the University. Once a designated Gift has been 

received and a charitable donation receipt is issued to the donor, the donations become a trust and 

the conditions of the trust cannot be altered without court order. 

 

 

B. 

PURPOSE 

 

In the broadest sense, the purposes of University fundraising are:

 

 

 

(1)   to create an awareness within the philanthropic community and private sector of the financial 

needs of the University, and

 

 

 

(2)   to implement a plan for meeting these needs to the greatest extent possible through private 

Gift support.

 

 

 

The purpose of this policy is to outline the authorities and responsibilities in matters of University 

fundraising and donation acceptance by the University through the Foundation. 

 

 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all fundraising activities on behalf of the  University, including by the 

Foundation, and to all Gifts to the University, including through the Foundation.

 

 

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

UNIVERSITY FUNDRAISING 

 

1.1 

University Advancement, through the Foundation, is responsible for all University 

fundraising activity. 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy – May 28, 2024 

Page 2 of 6 

 

1.2 

All University’s fundraising and Gift acceptance activities will be conducted in a 

manner that serves the best interest of the University and fully supports the 

university’s strategic plan and academic priorities.  

 

2. 

DONOR PROSPECT MANAGEMENT 

 

2.1 

All proposals seeking external funding involving donations or sponsorships must be 

carried out in collaboration with the Foundation.  

2.2 

It is the responsibility of the Foundation to coordinate the cultivation and solicitation 

of donors (including individuals, corporations and private foundations). Any member 

of the University community (including faculty, staff, students, alumni, and 

volunteers) wishing to raise funds or seek Sponsorships on behalf of the University 

must consult with the Foundation prior to preliminary discussions with potential 

donors and sponsors. This coordination will prevent uncoordinated solicitations to 

any single source of potential funding.  

2.3 

In situations where a prospective donor or sponsor has made the initial contact with 

a member of the University community, the potential donation must be immediately 

conveyed to the Foundation for further guidance. 

2.4 

It is the responsibility of the Foundation to maintain all donor and donor prospect 

records, and to ensure that all donors and prospective donors are responsibly 

managed. 

2.5 

All matters relating to donors will be handled with confidentiality and in accordance 

with the Freedom of Information and Protection of Privacy Act, other legislation to 

which the University is subject, and University policies.  

2.6 

Any individual involved in any process related to this Policy is expected to maintain 

strict confidentiality. 

 

3. 

GIFT ACCEPTANCE 

 

3.1 

The Foundation will establish and maintain operational guidelines and procedures to 

support the Gift acceptance process. 

3.2 

The Foundation is the only University entity authorized to issue tax receipts on behalf 

of the University for charitable Gifts to the University. The Foundation is a registered 

charity recognized by the CRA and complies with the Income Tax Act and CRA 

guidelines, including those addressing the charitable tax receipts for Gifts.  

3.3 

Gift Agreements must be signed in accordance with the Contractual Signing 

Authority Policy. 

3.4 

Gift Agreements that include Philanthropic Naming must also be carried out in 

accordance with the Philanthropic and Honorific Naming Policy. 

3.5 

The University does not provide legal, tax, or financial advice to donors. Donors are 

encouraged to obtain independent professional advice, at their own cost, before 

committing to make a Gift to the University. 

3.6 

All Gifts shall be treated as unrestricted Gifts unless the donor specifies restrictions. 

3.7 

Gifts-in-Kind: 

 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy – May 28, 2024 

Page 3 of 6 

 

a.  Gifts-in-Kind should be reviewed with special care to ensure that acceptance will 

not involve obligations disproportionate to the usefulness of the gift.  

b.  The Foundation may accept gifts of liquid, publicly-traded securities and 

cryptocurrency, and will liquidate such gifts for cash in accordance with the 

Investment Policy. Gifts of private shares or otherwise illiquid securities may be 

accepted only by exception and with prior approval of the Board of Governors. 

c.  The Foundation may accept gifts of land or buildings only with prior approval of 

the Board of Governors. 

d.  Receipts for Gifts-in-Kind must reflect the fair market value of the gift.  

 

i. 

If the fair market value of the property is less than $1,000, a member of 

the University, or another individual, with sufficient knowledge of the 

property may determine its value. 

 

ii. 

If the fair market value is expected to be more than $1,000, the property 

should be professionally appraised by a third party. It is the responsibility 

of the Donor, not the University, to obtain an appraisal of the gift. 

 

e.  Business and academic units may accept Gifts-in-Kind of specific relevance to 

the unit without the prior approval of the Foundation if that Gift-in-Kind does not 

require a charitable tax receipt.  

 

3.8 

Restricted Gifts: 

 

a.  Acceptance of a gift imposes a legal obligation to comply with the terms 

established between the donor and the University. Therefore, conditions of 

proposed restricted Gifts must be reviewed carefully to ensure that they do not 

negatively limit the usefulness and desirability of the Gift to the University. 

b.  Conditions of restricted Gifts will be clearly documented in a Gift Agreement 

between the University, the Foundation, and the donor. 

c.  The Vice President, University Advancement, or delegate, in consultation with 

the Executive Director of the Foundation, will determine whether any Gift will be 

accepted, declined, or returned. 

d.  In the event of a change of circumstances such that the University may no longer 

practically adhere to the conditions of the gift, the University will either: 

i. 

use the funds for a purpose that, in the University’s opinion, is most 

similar to the Purpose; or 

ii. 

if no similar purpose can be identified, transfer the funds to accounts 

containing unrestricted funds of the University. 

e.  Endowments 

i. 

The University may accept donations restricted as endowments to 

support a variety of purposes,  including (but not limited to) student 

awards, scholarships, bursaries and program enrichment. Endowments 

are restricted funds where the principal is invested in perpetuity and 

earnings are used for designated purposes. 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy – May 28, 2024 

Page 4 of 6 

 

a.  The Foundation may establish from time to time the minimum amount 

required to establish a new endowment fund.  Endowment funds are 

managed by the University in accordance with the Endowment 

Management Policy. 

 

3.9 

Declining a Gift 

 

a.  The University may choose to accept or decline any Gift.  The University will not 

accept a Gift if it: 

 

i. 

Cannot be considered a donation by CRA or may otherwise jeopardize the 

University or the Foundation’s registered charity status. 

ii. 

May compromise the University’s academic or public reputation, ethical 

standards, institutional autonomy, or be inconsistent with the University’s 

stated vision, mission, and values. Such determination will be made by the 

President. 

iii. 

Will be unreasonably onerous, or require disproportionate resources, to 

administer; 

iv. 

Includes restrictions imposed by the donor that are not reasonable to the 

University or contravene any University policy; 

v. 

Gives the donor, or someone designated by the donor, special 

consideration (e.g.,  employment at the University, enrollment in a 

University program, the award of a University procurement contract, 

control over University appointments, research programs, curriculum, or 

admissions). 

4. 

SPONSORSHIPS 

 

a.  Financial contributions to the University that provide a commercial benefit to the 

sponsor (usually a corporation) may be structured as Sponsorships rather than 

Gifts. 

b.  All donor prospect management and gift acceptance provisions contained in this 

Policy are also applicable to Sponsorships. 

c.  Sponsorships may be in the form of in-kind, financial support, or a combination 

of both.  

d.  The terms of any Sponsorship must be included in a Sponsorship Agreement, 

limited to a fixed period of time, and approved in accordance with the Contractual 

Signing Authority Policy. 

e.  Benefits to sponsors will be commensurate with the level of financial and/or in-

kind support received by the University from the sponsor. 

 

 

 

 

 

E. 

DEFINITIONS 

 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy – May 28, 2024 

Page 5 of 6 

 

 

(1) 

CRA 

 

means the Canada Revenue Agency 

(2) 

Foundation, the: 

means the Mount Royal University Foundation operating in 

accordance with the operating agreement between the Board 

of Governors of Mount Royal University and the Mount Royal 

University Foundation 

 

(3) 

Gift: 

 

means the voluntary transfer of some form of property, either in 

cash or in-kind, that is not linked to the delivery of a specific 

good or service, for which the donor expects and receives 

nothing of value in return, and as defined by the Canada 

Revenue Agency (CRA) 

 

(4) 

Gift-in-Kind 

means non-cash gifts that are considered gifts of property. This 

includes items (such as artwork, equipment, and cultural 

property, and property of historical significance to the 

University) and monetary instruments such as securities. 

 

(5) 

Gift Agreement: 

means the document that contains the full conditions and 

terms of the Gift required of the donor and uses for the 

donated Gift by the University. 

 

(6) 

 

(7) 

Policy: 

 

Sponsorship: 

 

means the University Fundraising and Gift Acceptance Policy  

 

means the relationship formed between the University and a 

third party pursuant to a Sponsorship Agreement, whereby the 

third party provides funding or in-kind services or benefits to the 

University in return for permitted association with the University 

 

 

Sponsorship 

Agreement:  

 

means the signed contract between the University and a third 

party setting out their respective rights and obligations in 

relation to a Sponsorship 

 

(8) 

University: 

 

means Mount Royal University 

 

F. 

RELATED POLICIES 

 

●

  Philanthropic and Honorific Naming Policy 

●

  Endowment Management Policy 

●

  Endowed Chairs, Executives-in-Residence and Visiting Lectureships Policy 

●

  Contractual Signing Authority Policy 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 

 

●

  Freedom of Information and Protection of Privacy Act (the FOIP Act) 

●

  CRA legislation 

●

  Income Tax Act 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●

 

Gift of Publicly Listed Securities Procedure

 

 

 

 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy – May 28, 2024 

Page 6 of 6 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

28/05/2024 

New Policy 

 

VP, University 

Advacement 

Board of Governors