Procedure for Reporting Workplace Violence or Harassment – June 11, 2021  

1

 of 

5

  

 

 

 

 

 

 

PROCEDURE

 

FOR

 

REPORTING

 

WORKPLACE

 

VIOLENCE

 

AND

 

HARASSMENT  

Procedure Type: 

 

Management 

 

Initially 

 

Approved: 

 

June 11, 

2021 

 

Procedure Sponsor: 

 

Vice-President, 

 

Finance and 

 

Administration 

 

Last 

 

Revised: 

 

 May 29, 

2025

 

Office of 

Administrative 

 

Responsibility: 

 

Human 

 

Resources 

 

Review 

 

Scheduled: 

 

May 20, 

2030

 

Approver: 

 

Executive Leadership Team 

 

 

  

  

A. PROCEDURES  

  

1. INCIDENT RESPONSE ASSISTANCE  

  

1.1 If immediate assistance is required emergency services should be contacted at 911, 

followed by a phone call to Security Services at 403-440-5900. Emergency phones are 

also located throughout campus and connect directly to Security Services.  

  

  

 

2.   CONSIDERATIONS BEFORE MAKING A REPORT  

  

2.1 There may be circumstances where individuals may choose to pursue informal measures 

to resolve allegations prior to submitting a Report of Harassment where appropriate. In 

such circumstances individuals are strongly encouraged to contact a representative 

from Human Resources to discuss appropriate informal measures or other reporting 

options and policies that may be applicable.

  

  

  

 

3.   REPORTING AN INCIDENT  

  

3.1   Any individual may make a Report of Violence or Harassment to Human Resources by 

completing the Workplace Violence and Harassment Incident Report Form and must 

include the following:  

  

a.  detailed information about the incident;  

  

b.  the date and location the incident occurred; and  

  

c.  the name of the individual or individuals that were part of, or were witness to, the 

incident.  

  

3.2 

If an individual wishes to make a Report against an Employee in Human Resources, 

they may instead make a report, in writing, directly to the Office of General Counsel. 

The report must include the same information as required by the Workplace Violence 

and Harassment Incident Report Form.  

Procedure for Reporting Workplace Violence or Harassment – June 11, 2021  

2

 of 

5

  

 

 

  

3.3 

If a report is made to the Office of General Counsel, General Counsel will act with 

the same authorities prescribed to the Associate Vice-President, Human Resources, 

for the purposes of this Policy and procedure.  

 

3.4 

Upon receipt of a Report, the Associate Vice-President, Human Resources or 

designate, will acknowledge its receipt and that it is being reviewed to the individual 

who made the Report within five (5) business days.   

  

3.5 

The review may include contacting the individuals referenced in the Report, including 

the individual who submitted the Report, to better understand the incident or 

circumstance that led to the Report being made.  

  

3.6 

Normally, within ten (10) business days of initially receiving a Report, the Associate 

Vice-President, Human Resources or designate, will notify the individual who made 

the Report of the decision to investigate. If a decision not to investigate is made, a 

reason must be given and may include that the allegation:  

  

a.  does not meet the definitions of the Policy;  

  

b.  was not made in good faith;  

  

c.  should be addressed through another policy; or   

  

d.  is being addressed through another process.  

 

3.7    An investigation into suspected incident(s) of Violence or Harassment that the          

University investigates at its own discretion will be documented in a Report and will 

follow the same assessment procedures and timelines outlined in this procedure 

and/or Workplace Violence and Harassment Prevention Policy.  

 

  

  

 

4.   INVESTIGATION  

  

4.1      If an investigation under this Policy is recommended, the Associate Vice-President, 

Human Resources or designate, must   

  

a.  advise the individual who the Report was made against, in writing, of the nature 

and specifics of the incident, the investigation, and their right to representation 

in accordance with the provisions of any applicable collective agreement or terms 

and conditions of employment; and,  

  

b.  assign the investigation to an investigator.  

  

4.2 

The Associate Vice-President, Human Resources or designate, will provide the 

scope and terms of reference to the investigator. Timelines must agree with any 

provisions of an applicable collective agreement or terms or conditions of 

employment.   

  

4.3 

Investigations will be conducted in a timely and objective manner in accordance with 

processes that:  

  

Procedure for Reporting Workplace Violence or Harassment – June 11, 2021  

3

 of 

5

  

 

 

a.  adhere to the principles of procedural fairness and natural justice;  

  

b.  are conducted with due diligence and do not prejudge an outcome; and  

  

c.  are free from bias.  

  

4.4 

If during the course of the investigation, the investigator identifies any concerns 

beyond the scope of the investigation, the Associate Vice-President, Human 

Resources or designate, may choose to revise the scope or terms of reference to  

include those concerns as part of the investigation or request a separate memo be 

submitted to summarize the concerns.  

  

4.5 

Upon completion of the investigation, the investigator will submit a written 

investigation report to the Associate Vice-President, Human Resources or designate, 

that will include, but not be limited to:   

  

a.  the details of the allegation investigated;   

  

b.  an account of the information assessed during the investigation, including 

credibility of information received; and  

  

c.  findings of fact that, on a review of all the evidence, are assessed on a balance 

of probabilities.   

  

4.6 

The Associate Vice-President, Human Resources or designate will notify the 

individual who submitted the Report and to the individual whom the Report was made 

against in writing, based on the investigation report, whether the allegation of 

Violence and/or Harassment is substantiated.   

  

4.7 

The Associate Vice-President, Human Resources or designate, will assist the 

applicable level of management in determining the appropriate course of action, 

including preventative, remedial or disciplinary, to be taken in accordance with any 

provisions of an applicable collective agreement or terms and conditions of 

employment.   

  

4.8 

All records relating to the Report and resulting investigation will be retained in 

accordance with the University’s Records Retention Schedule and any applicable 

legislation and collective agreement.  

  

 

 

 

 

 

 

 

 

  

B.  

DEFINITIONS  

 

Procedure for Reporting Workplace Violence or Harassment – June 11, 2021  

4

 of 

5

  

 

 

(1)  

Discrimination:  

means any action or threat of action related to a protected 

ground in the Alberta Human Rights Act when the action or 

threat of action results in loss of or limit on opportunities to 

work or to fully participate in the workplace or offends the 

dignity of the person. Protected grounds as defined by the 

Human Rights Act are race, colour, ancestry, place of origin, 

religious beliefs, gender, gender identity, gender expression, 

age, physical disability, mental disability, marital status, 

family status, source of income, and sexual orientation.      

  

(2)  

Domestic Violence:  

means, whether at a worksite or work-related, the 

threatened, attempted, or actual conduct of a person that 

causes or is likely to cause physical or psychological harm, 

and is used to control, intimidate or humiliate a person by a 

person who has, or has had, a personal relationship.  

  

(3)  

Employee:  

 

 

  

means individuals who are engaged to work for the 

University under an employment contract, including but not 

limited to faculty, staff, exempt, casual and management 

employees.  

 

(4) 

Harassment: 

means any single incident or repeated incidents of  

objectionable or unwelcome conduct, comment, bullying or 

action by a person that the individual knows or ought 

reasonably to know will or would cause offence or 

humiliation, or adversely affects the individual’s health and 

safety, and includes Discrimination and Sexual Harassment.  

 

(5) 

Report: 

means the submission of a statement either verbally or in 

writing to Human Resources in accordance with the 

Procedure for Reporting Workplace Violence and 

Harassment that provides details of an incident of Violence 

or Harassment. A verbal statement will be transcribed and 

confirmed as accurate by Human Resources.  

 

(6) 

Policy: 

means the Workplace Violence and Harassment Prevention 

Policy. 

 

(7) 

Sexual Harassment: 

means unwanted or uninvited sexual advances, remarks, 

gestures, sounds and actions that make a person feel 

unsafe, intimidated, degraded or uncomfortable, or their 

sexual integrity is compromised, even if the person 

harassing claims to have been only joking or didn’t mean to 

offend. It includes bullying or coercion of a sexual nature, 

unwanted sexual attention or requests for sexual favours. It 

can also include threatening and/or unwanted phone calls, 

text messages, e-mails, letters and unwanted gifts. 

 

(8) 

Sexual Violence: 

means any Violence, physical or psychological, carried out 

without consent through a sexual means or by targeting 

sexuality. This includes, but is not limited to, sexual assault, 

Sexual Harassment, stalking and/or monitoring, indecent 

exposure, voyeurism, degrading sexual imagery, 

Procedure for Reporting Workplace Violence or Harassment – June 11, 2021  

5

 of 

5

  

 

 

distribution of images or video of a community member 

without their consent.  

 

(9) 

University: 

means Mount Royal University.

 

(10) 

Violence: 

means, whether at a work site or work-related, the 

threatened, attempted, or actual conduct of a person that 

causes or is likely to cause physical or psychological harm, 

and includes Domestic Violence or Sexual Violence.  

 

  

  

  

C.  

RELATED POLICIES  

  

●

  Code of Conduct – Employees  

●

  Code of Student Conduct policy  

●

  Environmental Health and Safety policy  

●

  Offensive/Discriminatory Materials policy  

●

  Protected Disclosure (“Whistleblower”) policy  

●

  Gender-Based Violence and Misconduct Prevention Policy 

  

  

  

D.  

RELATED LEGISLATION  

  

●

  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act  

●

  Alberta Human Rights Act  

●

  Alberta Occupational Health and Safety Act  

  

  

   

E.  

RELATED DOCUMENTS  

  

 

●

   Workplace Violence and Harassment Incident Report Form   

  

  

 

F.  

REVISION HISTORY  

  

Date  

(mm/dd/yyyy)  

Description of  

Change  

Sections  

Person who  

Entered  

Revision  

(Position Title)  

Person who  

Authorized  

Revision  

(Position Title)  

5/31/2023 

 

Definitions 

 

Definitions 

 

Policy Advisor 

 

AVP, HR 

 

 05/29/2025 

Major 

3 

AVP Human 

Resources 

Deans Council