Procedure for the Sub-delegation of Contractual Signing Authority 

– May 25, 2020 

Page 1 of 5  

 

 

PROCEDURE FOR SUB-DELEGATION OF 

CONTRACTUAL SIGNING AUTHORITY 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 25, 
2020 

Procedure 
Sponsor: 

General Counsel 
& University 
Secretariat 

Last Revised: 

September 
17, 2025 

Administrative 
Responsibility: 

Associate 
General Counsel 

Review 
Scheduled: 

October 
2030 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

SUB-DELEGATION OF AUTHORITY 

 

1.1 

An Authority may sub-delegate their contractual signing authority through an acting 
sub-delegation  as  set  out  in  article  2  of  this  Procedure  or  through  a  transactional 
sub-delegation as set out in article 3 of this Procedure. An Authority is presumed to 
sub-delegate  their  contractual  signing  authority  by  approving  of  a  purchase 
requisition as set out in Article 4 of this Procedure. 
 

1.2 

Any  sub-delegation  of  contractual  signing  authority  under  article  2  or  3  of  this 
Procedure must be made by the Authority to the recipient of the sub-delegation in 
writing  and  must  set  out the  extent  and  duration  of  the  sub-delegation.    Any  sub-
delegation  of  contractual  signing  authority  under  article  4  will  only  be  presumed 
where a purchase requisition has been approved in accordance with the Purchasing 
policy. 
 

1.3 

The recipient of sub-delegated contractual signing authority under article 2 or 3 must 
attach  a  copy  of the written  record  of  sub-delegation  to the internal  copies  of any 
Contractual Commitments that the recipient Approves.  This includes any copies of 
the Contractual Commitments that are sent to Accounts Payable for payment. 

 

1.4 

The sub-delegated contractual signing authority under article 2 or 3 may be revoked 
at any time in writing by the Authority who originally granted the sub-delegation or 
that Authority’s supervisor.   

 

1.5 

An  Employee  who  has  received  temporary  sub-delegation  of  contractual  signing 
authority may not further sub-delegate that contractual signing authority. 
 

1.6 

Authorities  are  accountable  for  any  Contractual  Commitments  Approved  by  an 
Employee  who  was  granted  temporary  sub-delegation  of  contractual  signing 
authority by that Authority. 

 
 

2. 

ACTING SUB-DELEGATION 

 

2.1 

An Authority may temporarily sub-delegate their contractual signing authority during 
periods of absence from the University to an Employee who is acting in their position 
in the Auth

ority’s absence.  If an Authority does not sub-delegate their contractual 

Procedure for the Sub-delegation of Contractual Signing Authority 

– May 25, 2020 

Page 2 of 5  

 

signing authority prior to an absence, the Authority’s supervisor may do so.  A sub-
delegation must be either to a person who reports to that the Authority or to a person 
who 

reports to the Authority’s supervisor.   

 

2.2 

Where  possible  to  do  so  without  affecting  the  operations  of  the  University, 
Employees who have received acting sub-delegation should delay Approval until the 
return of the incumbent. 

 
 
3.  TRANSACTIONAL SUB-DELEGATION 

 

3.1 

Where, due to the nature of a transaction, the University will be required to enter into 
Contractual  Commitments  within  a  limited  window  of  time  (such  as  where  the 
University is locking into fixed rates in a fluctuating market) and the Authority over 
those Contractual Commitments will be unavailable during this time, that Authority 
may temporarily sub-delegate its contractual signing authority to another Authority 
by temporarily increasing that Authority’s Financial Commitment threshold. 
 

3.2 

Transactional  sub-

delegations  must  specify  the  recipient’s  new  Financial 

Commitment threshold and the duration of the sub-delegation.  The Authority may 
set  out  further  conditions  or  restrictions  for  the  transactional  sub-delegation  of 
authority. 

 

3.3 

Transactional sub-delegations may only be in place for a maximum of 48 hours.  The 
Authority may renew a sub-delegation of contractual signing authority after the expiry 
of the initial sub-delegation.   

 
 
4.  PROCUREMENT SUB-DELEGATION 

 

Purchase Requisition Sub-Delegation 
4.1 

Where  an  Authority  approves  a  purchase  requisition  in  accordance  with  the 
Purchasing policy, that Authority is presumed to have sub-delegated its contractual 
signing  authority  to  an  Employee  authorized  to  issue  a  purchase  order  under  the 
Purchasing policy.    
 

4.2 

The  Employee  authorized  to  issue  a  purchase  order  under  the  Purchasing  policy 
may  only  Approve  of  Contractual  Commitments  which  are  in  the  form  of  the 
University’s  standard  purchase  order  terms  and  conditions.  The  use  of  any  other 
terms and conditions or any modification to the purchase order terms and conditions 
must be accepted by the Authority prior to Approval. 

 

4.3 

The Financial Commitment threshold of the sub-delegation is in the amount specified 
in the purchase requisition approved by the Authority. 

 

Renewal Sub-Delegation 
4.4 

Where  an  Authority  submits  a  vendor  performance  evaluation  form  and  approves 
renewal of the current contract on the form, that Authority is presumed to have sub-
delegated its contractual signing authority to the Procurement Manager to Approve 
of a renewal of the Contractual Commitments under the same terms and conditions. 
 

4.5 

The Procurement Manager may only approve a renewal for a term specified in the 
vendor performance evaluation form.  

 
 

Procedure for the Sub-delegation of Contractual Signing Authority 

– May 25, 2020 

Page 3 of 5  

 

A. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Approve / 
Approval: 
 

refers to the act of the University entering into Contractual 
Commitments  in  accordance with  this Policy.  Contractual 
Commitments may receive approval in many ways, such as 
by an Authority signing or executing a contract, submitting 
a binding proposal, accepting or issuing a purchase order 
or quotation, agreeing to terms of use, or accepting online 
terms and conditions 
 

(2) 

Authority: 

means  the  Board  of  Governors  or  an  Employee  who  has 
contractual 

signing 

authority 

over 

Contractual 

Commitments on behalf of the University in accordance with 
the Policy and Procedure 
 

(3) 

Board of 
Governors: 
 

means the Board of Governors of Mount Royal University 

(4) 

Contractual 
Commitments: 
 

means the binding legal commitments that are established 
between  the  University  and  one  or  more  third  parties 
through  a  contract.    For  clarity,  Contractual  Commitments 
exclude any legal commitments that may arise through the 
establishment of a trust or endowment   
 

(5) 

Contractual Risks: 
 

means  the  risks  that  arise  as  a  result  of  the  University 
entering into Contractual Commitments and includes, but is 
not limited to, the inherent risks of the activities that will be 
undertaken as a result of the Contractual Commitments, the 
risks which arise from the contractual relationship itself and 
the risks which may arise if the Contractual Commitments 
are breached by either party 
 

(6) 

Department: 
 

means  a  faculty  within  the  Academic  Division  or  a 
department outside of the Academic Division 
 

(7) 

Division: 

means  a  division  of  the  University  that  is  led  by  a  Vice-
President or the President 
 

(8) 

Employees: 
 

means  individuals  who  are  engaged  to  work  for  the 
University under an employment contract, including but not 
limited  to  faculty,  staff,  exempt,  casual  and  management 
employees 
 

(9) 

Financial 
Commitments: 
 

means  the  total  value  of  all  payments,  taxes  or  any  other 
fees paid by one party to another as a result of Contractual 
Commitments.   
 
Financial Commitments includes the value of all payments 
made  over  the  full  term  of  the  Contractual  Commitments, 
but  excludes  non-mandatory  renewals  or  optional 
extensions.  For  clarity,  Financial  Commitments  do  not 
include  flow-through  payments  made  between  the  parties 
where funds are ultimately being collected from or paid to 
end  users  (however  such  flow-through  payments  may 
impact the Contractual Risks of the contract). 
 

Procedure for the Sub-delegation of Contractual Signing Authority 

– May 25, 2020 

Page 4 of 5  

 

For  Contractual  Commitments  of  indefinite  duration,  the 
value is calculated as the greater of either (i) the sum of the 
estimated  payments  that  will  be  made  over  the  first  five 
years  of  the  contract  or  (ii)  the  cost  of  terminating  the 
contract on a without cause basis.   
 
Where total payments are uncertain at the time of Approval 
of  Contractual  Commitments,  Financial  Commitment  may 
be  estimated  based  on  historical  use  or  other  reasonable 
methods  of  estimating  the  payments,  taxes  or  other  fees 
paid over the term of the Contractual Commitments.  When 
Financial Commitments are estimated and  the estimate is 
within  5%  of  the  Authority’s  threshold  for  Approval,  the 
Contractual  Commitments  must  be  approved  by  another 
Authority with a higher Financial Commitments threshold. 
 
All Financial Commitments are stated in Canadian Dollars 
 

(10) 

Policy: 
 

means the Contractual Signing Authority Policy  

(11) 

Procedure: 
 

means this Procedure for the Sub-Delegation of Contractual 
Signing Authority of the Policy 
 

(12) 

PSLA: 
 

means  the  Post-secondary  Learning  Act  of  Alberta,  as 
amended 
 

(13) 

Senior Leaders: 
 

means either (i) any Employee who both reports to a Vice-
President or President and leads a Department and (ii) any 
other  person  designated  as  a  Senior  Leader  by  the 
Executive Leadership Team 

 

 

 

(14) 

University: 
 

means the legal entity continued under th

e PSLA as “The 

Board of Governors of Mount Royal University” and which 
operates under the name “Mount Royal University” 

 

 
B. 

RELATED POLICIES 

 

•  Code of Conduct Policy – Board 

•  Code of Conduct Policy – Employees 

 
 

C. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Post-secondary Learning Act of Alberta 

 
 

D. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Contractual Signing Authority Policy 

•  Procedure for the Approval of Contractual Commitments 

•  Procedure for the Evaluation of Contractual Commitments 

•  Schedule 1 – General Authorities 

•  Schedule 2 – Specific Authorities 

•  Schedule 3 – Controls 

Procedure for the Sub-delegation of Contractual Signing Authority 

– May 25, 2020 

Page 5 of 5  

 

 
 

E. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

09/17/2025 

Minor 

All 

Associate General 
Counsel 

Executive Leadership 
Team