Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 1 of 13  

 

 

PROCEDURE

 

FOR

 

ADDRESSING

 

ALLEGATIONS

 

OF

 

MISCONDUCT

 

IN

 

RESEARCH 

 

Procedure 

Type: 

Academic 

Initially 

Approved: 

February 17, 

2023 

Procedure 

Sponsor: 

Provost & VP 

Academic 

Last Revised:   

Primary 

Contact: 

AVP, Research, 

Scholarship and 

Community 

Engagement 

Review 

Scheduled: 

February 17, 

2028 

Approver: 

General Faculties Council  

 

 

A.  PROCEDURES 

  

1. 

General Processes 

 

Confidentiality of Process 

 

1.1. 

The process of assessing allegations of Misconduct inherently involves sensitive personal 

information about Researchers and others who contribute to or participate in Research.  

  

1.2. 

While the University will use its best efforts to maintain the privacy of those who participate 

in the process, a fair assessment of allegations of Misconduct requires some sharing of 

personal information.   

 

1.3. 

Information about the allegations of Misconduct, the process for assessing the allegations 

and the outcome of the process must only be shared to the extent required to ensure a fair 

process as articulated in the Policy and Procedure. 

 

1.4. 

Where Research involves humans as participants and requires Human Research Ethics 

Board (HREB) review, the HREB Chair will be informed as required at the appropriate steps 

in this process. 

 

1.5. 

Individuals who participate in the process are expected to keep any personal information 

that they receive through their participation in the process confidential. 

 

1.6. 

Respondents must receive sufficient information about the allegations of Misconduct in 

order to allow them to fully and fairly respond to those allegations.   

 

1.7. 

The AVP, RSCE will inform the Complainant as the allegation of Misconduct proceeds to 

the next phase in the process, and, once determined, whether the allegations were 

substantiated, partially substantiated or unsubstantiated. The Complainant will not receive 

the written decisions or reports of the AVP, RSCE, the Investigator, the Investigation 

Committee or the Provost. 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 2 of 13  

 

 

 

 

Timelines 

 

1.8. 

The University will endeavour to address allegations of Misconduct in a prompt, diligent 

and timely manner while ensuring that the fairness of the process for all participants is 

maintained.  The Respondent will be kept apprised of the anticipated timelines. 

 

1.9. 

The Inquiry phase must be concluded within two months of the receipt of the allegation of 

Misconduct.   

 

1.10. 

The remainder of the assessment of the allegation of Misconduct must be concluded within 

seven months of the receipt of the allegation of Misconduct.   

 

1.11. 

These timelines may only be extended: 

a)  with respect to Research funded by the Tri-Agency, in accordance with the Framework; 

and  

b)  with respect to all other Research, where circumstances exist such that the allegation 

of Misconduct cannot reasonably be assessed within these time periods, as 

determined by the Provost in consultation with the AVP RSCE. 

 

Support Persons 

 

1.12. 

The Respondent, the Complainant and any other party involved in a process may have a 

support person present for any interview, hearing or other meeting. The support person, 

who may be a member of the faculty or staff association, is able to provide personal support 

but may not speak on behalf of the individual they are supporting. Support persons are 

subject to the same confidentiality requirements as other participants. 

 

Frivolous and Vexatious Allegations 

 

1.13. 

If at any stage in the assessment of the allegations of Misconduct it is determined by the 

applicable decision maker that an allegation of Misconduct is frivolous or vexatious, the 

allegation will be considered to be unsubstantiated and disciplinary action may be taken. 

Frivolous or vexatious allegations are taken very seriously. 

 

1.14. 

Where an allegation of Misconduct is determined to be frivolous or vexatious, the decision 

will be forwarded to: 

a)  for a Student complainant, the Office of Student Community Standards; or 

b)  for Employee complainants, the Office of Human Resources, for investigation as a 

breach of section 3.7 of the Policy. 

 

 

Interim Measures 

 

1.15. 

The AVP, RSCE may implement interim measures at any stage of addressing the 

allegation of Misconduct.  Interim measures may be implemented where the AVP, RSCE 

(i) receives a request from the Tri-Agency to implement interim measures, or (ii) determines 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 3 of 13  

that the allegation of Misconduct creates sufficient concern regarding health, safety or 

financial risks that warrant the implementation of interim measures.  

 

1.16. 

Interim Measures may include, but are not limited to:  

a)  freezing grant accounts; 

b)  requiring a second authorized signature from an institutional representative on all 

expenses charged to the researchers grant accounts;   

c)  suspending all or part of the Researcher’s Research (even if unrelated to the allegation 

of Misconduct); and  

d)  restricted access to research spaces, for example, laboratories.  

 

1.17. 

Any interim measures should reflect that the allegations of Misconduct have not yet been 

substantiated and should seek to only mitigate against imminent risks to health and safety 

or financial risks.   

 

1.18. 

The AVP, RSCE should balance the potential health, safety and financial risks arising from 

the allegation of Misconduct against the impacts of interim measures on the Respondent 

and other Researchers.  The AVP, RSCE will periodically review any interim measures 

placed. 

 

Multiple Allegations of Misconduct 

 

1.19. 

Where an allegation of Misconduct is made against multiple Researchers or multiple 

allegations of Misconduct are submitted by different Complainants about the same 

Research, normally these will be treated each as independent allegations of Misconduct 

against each Researcher individually.  However, prior to the assignment of an Investigator 

under section 4.1, the AVP, RSCE may do any of the following: 

a)  split individual components of an allegation of Misconduct into separate allegations 

of Misconduct, each considered independently against the applicable 

Respondents; 

b)  combine the review of one or more allegations of misconduct made against two or 

more Researchers into a single process; and 

c)  combine multiple allegations of Misconduct submitted by different Complainants 

into a single process. 

 

1.20. 

In making this determination under section 1.19, the AVP, RSCE will consider and balance 

the following interests: 

a)  the similarity between the nature of each allegation of Misconduct with respect to 

each Researcher;  

b)  the privacy of the Researchers and others who may be engaged in the Research; 

c)  minimizing the need for the Complainants, Respondents and others to participate 

and share the same information in multiple processes; and 

d)  ensuring that, where possible, decisions based on similar facts are consistent. 

 

1.21. 

The AVP, RSCE will inform the Respondents where the AVP, RSCE intends to take any of 

the steps outlined under section 1.19, including providing a summary of the AVP, RSCE’s 

consideration of the factors under section 1.20.  The Respondents may provide feedback 

to the AVP, RSCE, following which the AVP, RSCE will notify the Respondents of the 

process that will be undertaken. 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 4 of 13  

  

 

2. 

Allegations 

 

2.1. 

Allegations of Misconduct must be sent to the AVP, RSCE in writing and will contain 

sufficient detail to enable the AVP, RSCE to investigate the matter. The AVP, RSCE may 

request that the Complainant provide further particulars regarding the allegation of 

Misconduct. 

 

2.2. 

Allegations of Misconduct should be made promptly, though the University will consider all 

allegations regardless of the time since the Research was performed.  The time that has 

passed since the date the alleged Misconduct became known or ought to have become 

known may impact the University’s ability to proceed with an investigation.  

 

2.3. 

Allegations of Misconduct can be made anonymously. The ability of the University to 

consider or investigate an allegation may be hampered if there is insufficient information in 

the anonymous allegation of Misconduct.  In these cases, the University may be unable to 

proceed with an investigation. 

 

2.4. 

Where an allegation of misconduct is made against the AVP, RSCE or the AVP, RSCE has 

a Reasonable Apprehension of Bias, whether real or apparent, the Provost may designate 

another academic leader who will assume all of the responsibilities of the AVP, RSCE 

under this Procedure. 

 

2.5. 

Where an allegation of Misconduct involves researchers at another institution, the AVP, 

RSCE will contact the individual designated at that institution to manage allegations of 

research misconduct and jointly determine the appropriate process to be applied.  

 

  

3. 

Inquiry 

 

3.1. 

The AVP, RSCE will conduct an initial assessment to determine the applicability of the 

Policy to the alleged Misconduct.  If the allegation is determined to not be subject to the 

Policy, the AVP, RSCE will forward the allegations to the appropriate individual in 

accordance with the applicable University policy.   

 

3.2. 

Upon determining an allegation of Misconduct is subject to the Policy, the AVP, RSCE will 

provide the Respondent with a summary of the Complainant’s allegation, a copy of the 

Policy and this Procedure and a letter explaining the process.  

 

3.3. 

The AVP, RSCE will conduct an inquiry into the allegation of Misconduct. The AVP, RSCE 

will review the allegation of Misconduct and may meet with the Complainant, meet with the 

Respondent or access University records.  

 

3.4. 

Where appropriate, the AVP, RSCE may engage in a process of early resolution.  Early 

resolution is appropriate where: 

a)  The Respondent admits to the Misconduct; 

b)  The Misconduct does not involve significant financial, health and safety or other risks; 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 5 of 13  

c)  Investigation is not likely to reveal further information about the alleged Misconduct; 

and 

d)  The AVP, RSCE and the Respondent have agreed upon appropriate resolutions (as 

set out in section 9). 

 

3.5. 

Where the AVP, RSCE and the Respondent agree on an early resolution, the AVP, RSCE 

will draft, and the Respondent will sign, a written decision stating what Misconduct has 

been admitted and the agreed resolution. Agreed resolutions will be carried out in 

accordance with section 9.3. 

 

3.6. 

Where early resolution is either not appropriate or is unsuccessful and the AVP, RSCE has 

concluded the inquiry, the AVP, RSCE will either: 

a)  if the AVP, RSCE determines that all of the allegations of Misconduct have no 

reasonable prospect of being substantiated, find the allegations are unsubstantiated; 

or 

b)  proceed with some or all of the allegations of Misconduct to the Investigation phase 

set out in section 4.1. 

 

3.7. 

The AVP, RSCE will set out their decision in writing and provide a copy to the Respondent 

and Provost.  If the AVP, RSCE determines to proceed to the Investigation stage then they 

will also provide a summary of the specific allegations that are proceeding to Investigation.  

 

4. 

Investigation Report 

  

4.1. 

If the AVP, RSCE determines that an Investigation is warranted, they (or a designate) will 

conduct a preliminary investigation.  The purpose of the preliminary investigation is to 

compile and summarize the relevant information into an investigation report that will assist 

the Investigation Committee in carrying out its function. 

 

4.2. 

The person conducting the preliminary investigation will be referred to as the Investigator. 

The Investigator can be an Employee or an externally appointed Investigator. The 

Investigator must have the necessary expertise to conduct the preliminary investigation 

and may not have a Reasonable Apprehension of Bias, whether real or apparent. 

 

4.3. 

Once notified by the AVP, RSCE of the summary of allegations that are proceeding to 

Investigation, the Respondent will be given a reasonable opportunity to provide a written 

response. 

 

4.4. 

In addition to reviewing the Respondent’s written response, the Investigator will take 

whatever steps they deem necessary for gathering information pertaining to the allegation. 

This must include giving the Complainant and Respondent an opportunity to meet with the 

Investigator. This may also include meeting with other witnesses or requesting records 

from the Complainant, Respondent, other witnesses or accessing other University records. 

Employees will assist the Investigator by meeting with the Investigator and providing 

records that are requested. 

 

4.5. 

The Investigator must provide to the Respondent a general summary of any information 

that they received in meetings with the Complainant or witnesses.  The Investigator will 

provide to the Respondent copies of any records that they have received in the course of 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 6 of 13  

their investigation.  The Investigator will provide the Respondent with an opportunity to 

respond to any new information or records prior to concluding the preliminary 

investigation. 

 

4.6. 

Once the Investigator is satisfied that they have collected all of the information and 

records that are required for a full Investigation and the Respondent has been given an 

opportunity to respond, the Investigator will prepare an investigation report.  

4.7. 

The investigation report will include, at minimum: 
a)  a summary of the specific allegations of Misconduct; 

b)  the process used by the Investigator to conduct the preliminary investigation; 

c)  a list of the records reviewed by the Investigator; 

d)  a list of the witnesses interviewed by the Investigator and a summary of their 

evidence; 

e)  the Investigator’s analysis of the evidence; 

the Investigator’s recommendation as to whether the allegation of Misconduct is 

substantiated. 

4.8. 

Once finalized, the investigation report will be sent to the Provost, with a copy to the 

Respondent.   

4.9. 

At any time during the investigation the Investigator determines that the allegation of 

Misconduct no longer has a reasonable prospect of being substantiated, the Investigator 

may conclude the investigation and make a finding that the allegation of Misconduct is 

unsubstantiated. The Investigator will communicate this decision, including the 

Investigator’s reasons, to the Respondent, the Provost and, if applicable, the AVP, RSCE. 

 

 

5. 

Investigation Committee 

 

5.1. 

An Investigation Committee will be appointed to assess the allegation of Misconduct and 

determine, on a balance of probabilities, whether the allegation of Misconduct is 

substantiated and the recommended actions arising from this finding. 

 

5.2. 

Upon receipt of the investigation report, the Provost will appoint an Investigation Committee 

Chair.  The Investigation Committee Chair must be an academic leader of the University, 

typically a Dean. 

 

5.3. 

The Investigation Committee Chair will appoint two further Investigation Committee 

members, at least one of whom will be external with no current affiliation with the University.   

 

5.4. 

The Investigation Committee must include members who have the necessary expertise. 

Members of the Investigative Committee may not have a Reasonable Apprehension of 

Bias, whether real or apparent. The Provost will advise the Respondent of the composition 

of the Investigation Committee.  The Respondent will have 7 calendar days to raise any 

concerns with the composition of the Investigation Committee.  The Provost will resolve 

any concerns by: 

a)  maintaining the composition of the Investigation Committee,  

b)  asking the Chair of the Investigation Committee to replace a member of the committee; 

or 

c)  replacing the Chair of the Investigation Committee and asking the new Chair to choose 

two new committee members. 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 7 of 13  

 

5.5. 

Within 7 calendar days of the date the Provost advises the Respondent of the 

composition of the Investigation Committee, the Respondent will submit a written 

response to the investigation report to the Investigation Committee.   

 

5.6. 

The Investigation Committee may request further records from the Investigator, 

Respondent, Complainant, other witnesses or accessing other University records.  

Employees will assist the Investigation Committee by providing research records that are 

requested. 

 

5.7. 

All documentation submitted to the Investigation Committee will be made available to the 

Respondent. The Respondent will be given the opportunity to speak to the records at the 

hearing. 

 

6. 

Hearing 

 

6.1. 

Once the Investigation Committee has collected all relevant records, the Investigation 

Committee will conduct a hearing. 

 

6.2. 

The Investigation Committee will have authority over the process under which the hearing 

will be conducted, provided that it is in compliance with the Policy, this Procedure and the 

principles of procedural fairness.   

 

6.3. 

The Chair of the Investigation Committee will inform the Respondent in writing of the 

following information: 

a)  the date, time and location of the hearing; 

b)  the purpose of the hearing; 

c)  an outline of the process to be followed; and 

d)  a request for the Respondent to inform the Investigation Committee if the 

Respondent would like the Investigation Committee to call any witnesses to hear their 

evidence directly. 

 

6.4. 

The following individuals may attend the hearing: 

a)  the Investigation Committee members, the Respondent, their support person and the 

Investigator are entitled to attend the entire hearing; 

b)  witnesses and their support person may attend the hearing while they are providing 

evidence to the Investigation Committee; 

c)  the Chair of the Investigation Committee will have authority to allow other attendees 

or to modify how attendees participate (such as participating virtually) as may be 

required to ensure fairness of the process; 

 

6.5. 

While all participants are expected to prioritize attendance at the hearing, the Chair of the 

Investigation Committee may reschedule the hearing where participants are unavailable 

for reasons that are acceptable to the Chair.  

   

6.6. 

The Respondent will be given a reasonable opportunity to attend the hearing.  If the 

Respondent refuses to attend or does not reasonably attempt to make themselves 

available for a hearing, the hearing may proceed in their absence. 

 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 8 of 13  

6.7. 

The hearing should, at minimum, consist of the following: 

a)  an opportunity for the Respondent to provide their response to the allegation of 

Misconduct, including the investigation report and any records collected by the 

Investigation Committee; 

b)  an opportunity for the Investigation Committee to ask any questions of the 

Investigator; 

c)  an opportunity for the Investigation Committee to ask any questions of the 

Respondent; 

d)  an opportunity for the Investigation Committee to call any witnesses; 

e)  an opportunity for the Respondent to provide any final response to the information 

presented to the Investigation Committee 

 

6.8. 

The Investigation Committee has full discretion regarding which witnesses will be called 

at the hearing.  While witnesses who spoke to the Investigator need not be called at the 

hearing, the Investigation Committee may choose to do so where it perceives a benefit in 

hearing the witness’ evidence directly.  

 

6.9. 

The Respondent may ask the Investigation Committee to call witnesses, though the 

Investigation Committee is not required to do so.  The Respondent should bring any such 

request to the Investigation Committee promptly and with sufficient time for the 

Investigation Committee to coordinate the witnesses’ attendance at the hearing. 

 

6.10. 

The Investigation Committee may adjourn and reconvene the hearing if the Investigation 

Committee determines that it needs to collect further records or call further witnesses. 

 

6.11. 

Once the Investigation Committee has concluded the hearing, it will make its decision. 

 

7. 

Decision 

 

7.1. 

Upon conclusion of the hearing the Investigation Committee will write its decision. The 

decision must, at minimum, include: 

a)  the composition of the Investigation Committee; 

b)  a summary of the specific allegations of Misconduct; 

c)  the investigation report; 

d)  the process used by the Investigation Committee to conduct its investigation; 

e)  a list of records reviewed by the Investigation Committee; 

f)  a list of the witnesses called at the hearing and a summary of their evidence; 

g)  the Investigation Committee’s analysis; 

h)  the Investigation Committee’s decision regarding whether the allegation of 

Misconduct was substantiated; and 

i)  the Investigation Committee’s recommended actions arising from their finding. 

 

7.2. 

A copy of the decision will be provided within 14 calendar days to: 

a)  the Provost; 

b)  the AVP, RSCE; 

c)  the Respondent; and,  

d)  if the allegations of Misconduct are substantiated, the Respondent’s Dean; and, 

i. 

for employees, the Office of Human Resources; and  

ii. 

for students, the Office of Student Conduct. 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 9 of 13  

 

7.3. 

Acts of Misconduct may be intentional or unintentional and an allegation of Misconduct 

may be substantiated where the Misconduct arose from oversight, scholarly incompetence, 

carelessness or negligence.  The Investigation Committee may consider the intention of a 

Researcher as it makes its recommendations following substantiation of Misconduct. 

 

8. 

Appeal 

 

8.1. 

The Respondent may appeal to the Provost a finding by the Investigation Committee that 

Misconduct was substantiated.  Such an appeal can be made on the following grounds: 

a)  a procedural error occurred which materially impacted the procedural fairness of the 

assessment of the allegation of Misconduct; 

b)  a member of the Investigation Committee had a Reasonable Apprehension of Bias; or 

c)  there is new information that was not available at the time of the assessment of the 

allegation of Misconduct that would likely have impacted the Investigation Committee’s 

decision. 

 

8.2. 

The Investigation Committee’s recommendations may not be appealed. 

 

8.3. 

Requests for appeal must be made in writing to the Provost within 14 calendar days of the 

Investigation Committee’s decision being provided to the Respondent and must set out the 

following: 

a)  identifying the grounds on which the appeal relies; 

b)  providing any information on which the appeal relies; and 

c)  describing what resolution is being sought. 

 

8.4. 

Upon receipt of a request for appeal, the Provost will notify any decision makers who have 

received recommendations and request they pause action on recommendations until the 

appeal has been resolved. 

 

8.5. 

The Provost will review the request for appeal.  The Provost may meet with the 

Respondent, Investigator, Investigation Committee members or any other individuals who 

the Provost believes may provide relevant information. The Provost will provide the 

Respondent with any new information they receive which was not contained in the 

Investigation Committee’s decision and the Respondent will be given the opportunity to 

respond to this information. 

 

8.6. 

The Provost will provide a written decision to the Respondent. If the Provost allows the 

Respondent’s appeal, the Provost may: 

a)  request that the Investigation Committee reconvene to correct the procedural error or 

hear the new evidence; 

b)  convene a new Investigation Committee; or 

c)  replace the Investigation Committee’s decision with the Provost’s own. 

 

8.7. 

The decision of the Provost is final. 

 

9. 

Recommendations Arising from Decision 

 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 10 of 13  

9.1. 

If an Investigation Committee decision finds the allegations of Misconduct are 

unsubstantiated, the Investigation Committee will make recommendations for steps that 

can be undertaken by the University to protect or restore the reputation of the Respondent. 

     

 

 

Recommendations to Restore Reputation  -  actions that can be undertaken by the 

University to protect and restore the reputation of the Respondent. These 

recommendations may include: 

a)  at the Respondent’s request, communication to individuals involved in the assessment 

of the allegation of Misconduct that the allegations were unsubstantiated; or 

b)  at the Respondent’s request, support the Respondent in continuing their Research and 

making requests for extending Research deadlines where possible. 

 

9.2. 

If an Investigation Committee decision substantiates the allegation of Misconduct, the 

Investigation Committee will make recommendations for steps to be taken to address the 

Misconduct. 

     

 

 

Recommendations to the Respondent - action that can be undertaken by the Researcher 

in advance of University actions and which may mitigate disciplinary action of the 

University.  These recommendations may include:  

a)  correcting the research record and providing proof that the research record has been 

corrected; 

b)  providing a letter of apology to those impacted by the Misconduct; 

c)  repaying funds; 

d)  withdrawing relevant articles, papers or other documents that have been submitted for 

publication but not yet published; or 

e)  notifying impacted parties. 

 

Recommendations to Notify Impacted Parties - that can be undertaken by the University. 

These recommendations may include:

     

 

a)  notifying publishers of any output of the Research of the Misconduct and requesting 

withdrawal of such output; 

b)  notifying grant providers, including a Tri-Agency, of the Misconduct; or  

c)  notifying impacted parties of the substantiated Misconduct.  

 

Recommendations for Disciplinary Action – disciplinary action that can be undertaken by 

the University pursuant to:  

a)  applicable collective agreements;  

b)  student conduct policies; 

c)  employment terms and conditions; or  

d)  other contractual terms. 

 

9.3. 

The Investigation Committee’s recommended steps to address a finding of Misconduct 

should be proportionate to the severity of that Misconduct.  Where possible, the 

Investigation Committee should seek to make recommendations that will minimize harm 

arising from the Misconduct to others involved or participating in the Research.   

 

9.4. 

Where Misconduct may result in harm to others or brings the integrity of research 

conducted at the University into disrepute, the University may inform other organizations 

or individuals to mitigate against these harms.  Where the University notifies others of the 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 11 of 13  

substantiated Misconduct, the University will endeavor to balance the Respondent’s right 

to privacy against the public interest in disclosing the Misconduct by only releasing as much 

information as is required to mitigate against these harms. 

 

9.5. 

Recommendations of the Investigation Committee will be acted upon by the appropriate 

decision maker as follows: 

 

a)  Recommendations to Restore Reputation will be coordinated by the AVP, RSCE. The 

AVP, RSCE will consult with the Respondent prior to enacting any recommendations 

which require the AVP, RSCE to communicate with other individuals. 

 

b)  Recommendations to the Respondent  and  Recommendations  to Notify Impacted 

Parties  will be coordinated in consultation between the AVP, RSCE and the 

Respondent’s Dean. Respondents should inform the AVP, RSCE and the 

Respondent’s Dean of any corrective action they take in accordance with their 

recommendations promptly. The AVP, RSCE and the Respondent's Dean will consider 

steps taken by the Respondent when determining what action the University will take 

pursuant to the recommendations. 

 

c)  Recommendations for Disciplinary Action will be coordinated: 

i. 

if for Students by the Office of Student Community Standards in 

accordance with, as applicable, the Code of Student Academic Integrity 

policy and / or the Code of Student Community Standards policy; or 

ii. 

if for Employees by the Office of Human Resources in accordance with the 

Employee’s terms and conditions of employment, including any applicable 

collective agreements. 

 

9.6. 

The applicable decision makers under 9.5(c) may consider any prior instances of 

substantiated misconduct committed by the Respondent under this Policy or any other 

University policy in considering and weighing the Investigation Committee’s 

Recommendations for Disciplinary Action. 

 

10. 

Reporting 

 

10.1. 

The AVP, RSCE will advise the relevant Tri‐Agency and/or the Secretariat on Responsible 

Conduct of Research in accordance with section 4.4 of the Framework with respect to any 

allegation of Misconduct regarding Research funded by a Tri-Agency.   

 

10.2. 

The University, its Employees and Students may not enter into a confidentiality agreement 

which would prevent the reporting of allegations of Misconduct in accordance with section 

4.4 of the Framework. 

 

10.3. 

The AVP, RSCE will publish anonymized, statistical, annual reports to the University 

community on confirmed findings of Misconduct. 

 

 

10.4. 

No record of an allegation of breach of research integrity shall be placed in the 

Respondent’s  personnel  or student  file  except where disciplinary action is taken  in 

accordance with section 9.5(c) of this Procedure. 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 12 of 13  

 

  

B.  DEFINITIONS 
 

(1) 

AVP, RSCE: 

the Associate Vice-President, Research, Scholarship and Community 

Engagement 

(2) 

Complainant: 

any person who makes an allegation of Misconduct

 

(3) 

Employee: 

means  individuals who are engaged to work for the University under an 

employment contract, including faculty, staff, exempt Employees and 

Management Employees 

(4) 

Framework: 

refers to Tri-Agency Framework: Responsible Conduct of Research (2021), as 

amended 

(5) 

Investigator: 

the person conducting the preliminary investigation as defined in section 4.2. 

(6) 

Misconduct: 

as defined in Section 2 of the Policy 

(7) 

Policy: 

refers to the Responsible Conduct in Research Policy 

(8) 

Procedure: 

refers to this Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research 

(9) 

Provost: 

the Provost and Vice-President, Academic 

(10) 

Research: 

research is an undertaking intended to extend knowledge through a disciplined 

inquiry and/or systematic investigation as defined in the (

Tri-Agency 

Framework:  Responsible Conduct of Research (2021))

. 

Research also includes activities related to one or more of scholarly or artistic 

work which occurs through discovery, integration, teaching and learning, or 

application of knowledge and is usually disseminated through peer-reviewed 

processes. 

(11) 

Researcher: 

any Employee, Student or individual affiliated with the University (e.g., research 

associates, emeriti, adjuncts, visiting scholars, etc.) participating in Research at 

or under the auspices of the University 

(12) 

Reasonable 

Apprehension of 

Bias: 

a bias or other interest that would create a conflict that would rise to the level of 

disqualifying an Investigation Committee member from fairly assessing an 

allegation of Misconduct 

(13) 

Respondent: 

an individual alleged to have committed Misconduct 

(14) 

Student: 

means any individual who maintains an affiliation as a learner in the University’s 

educational community 

(15) 

Tri-Agency: 

means the Canadian Institutes of Health Research (CIHR), the Natural Sciences 

and Engineering Research Council (NSERC) and the Social Sciences and 

Humanities Research Council (SSHRC) 

(16) 

University: 

means Mount Royal University 

 

  
C.  RELATED POLICIES 

 

●  Animal Care Policy 

Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research  

Page 13 of 13  

●  Code of Conduct - Employee  

●  Code of Student Academic Integrity Policy 

●  Code of Student Community Standards Policy 

●  Ethics of Research Involving Human Participants Policy 

●  Responsible Conduct in Research Policy 

 

 

D.  RELATED LEGISLATION 

 

●  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act

 

●  Canada’s Food and Drug Act 

●  The Canadian Environmental Assessment Act 

 

 

E.  RELATED DOCUMENTS 

 

●  Procedure for Conflict of Interest in Research

 

●  Procedure for the Collection, Storage and Authenticity of Research Data

 

●  Tri- Agency Framework: Responsible Conduct of Research (2021)

 

●  Tri-Council Policy Statement: Ethical Conduct for Research Involving Humans (2018)

 

●  Tri-Agency Research Data Management Policy 

 

 

 

F.  REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title)