Provost & VP Academic Reappointment Procedures - July 15, 2021 

Page 1 of 3  

 

 

 

PROVOST

 

AND

 

VICE-PRESIDENT,

 

ACADEMIC

 

REAPPOINTMENT

 

PROCEDURES 

 

Procedure 

Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

July 15, 

2021 

Procedure 

Sponsor: 

President and 

Vice-Chancellor 

Last Revised:   

Administrative 

Responsibility: 

AVP, Human 

Resources 

Review 

Scheduled: 

July 15, 

2026 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

 

1. 

COMPREHENSIVE ASSESSMENT 

 

1.1 

In the event a Provost & Vice-President, Academic (“Provost”) expresses a written 

intent to stand for reappointment, the President  is responsible for conducting a 

comprehensive assessment of the Provost’s  overall performance and leadership 

during their term of office. 

 

1.2 

The comprehensive assessment is based on the incumbent’s leadership of 

academic affairs, results of the annual performance reviews, and written 

submissions which are invited by the President  from members of the University 

community. 

 

1.3 

The  President  shall establish a Provost and Vice-President, Academic 

Reappointment Committee (“Reappointment Committee”) whose responsibility is to 

advise the President on the comprehensive assessment and recommend an 

outcome based on that process. 

 

1.4 

The President may seek external consultation to assist in conducting the 

comprehensive assessment. 

 

1.5 

The comprehensive assessment will be initiated immediately and shall conclude in 

a timely manner. 

 

1.6 

The Reappointment Committee shall provide the President a positive or negative 

recommendation regarding the Provost’s reappointment. 

 

1.7 

All deliberations of the Committee shall be confidential. 

 

1.8 

The Reappointment Committee shall be dissolved upon its final decision regarding 

the Provost’s request for reappointment. 

 

 

 

 

 

Provost & VP Academic Reappointment Procedures - July 15, 2021 

Page 2 of 3  

 

2. 

REAPPOINTMENT 

 

2.1 

If the Reappointment Committee recommends that the Provost be reappointed for 

an additional term of office, the President will review the recommendation submitted 

by the Reappointment Committee and make a final decision on the Provost’s request 

for reappointment. 

 

2.2 

In the event that the President proceeds with reappointment of the Provost, the 

President shall negotiate and conclude a contract with the Provost. 

 

2.3 

The  President  shall be the official spokesperson for all matters relating to the 

reappointment process and will announce the reappointment of the Provost. 

 

2.4 

In the event that the Provost is unsuccessful in their request for reappointment, or if 

the Provost chooses to no longer stand for reappointment, the President will initiate 

a search for a new Provost, in accordance with the Vice-President  Search and 

Appointment Policy. 

 

3. 

REAPPOINTMENT COMMITTEE MEMBERSHIP 

 

3.1 

The Reappointment Committee will be comprised of the following members: 

 

i. 

President, who shall serve as Chair; 

ii.  1 Vice-President, selected by the Vice-Presidents; 

iii.  2 Deans/Vice-Provosts, selected by the Provost’s Council; 

iv.  4 faculty members (3 tenured; 1 contract), nominated by and elected by the 

faculty members; 

v.  1 faculty member appointed by the Mount Royal Faculty Association; 

vi.  1  director/manager/exempt staff, nominated by management/exempt  staff in 

the Academic Affairs Division 

vii.  1 staff member in the Academic Affairs Division, appointed by the Mount Royal 

Staff Association; 

viii.  1 student, appointed by the Students’ Association of Mount Royal University 

 

3.2 

The President reserves the right to appoint up to three additional members-at-large if 

it is deemed appropriate to mitigate under-representation from the equity-deserving 

groups and/or to provide better representation of the portfolio.  These individuals 

may be members of any part of the University community, except for senior 

administration. 

 

 

B. 

RELATED POLICIES 

 

●  Vice-President Search and Appointment Policy 

 

 

C. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Post-secondary Learning Act, SA 2003,c.P-19.5

 

 

 

D. 

RELATED DOCUMENTS 

 

 

 

 

Provost & VP Academic Reappointment Procedures - July 15, 2021 

Page 3 of 3  

 

E. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title)