Search, Selection and Appointment of a New President Procedures 

– February 26, 2018 

Page 1 of 3  

 

 

SEARCH, SELECTION AND APPOINTMENT OF 

A NEW PRESIDENT PROCEDURES 

 

Procedure 
Type: 

Board 

Initially 
Approved: 

February 26, 
2018 

Procedure 
Sponsor: 

Board of 
Governors 

Last Revised: 

February 26, 
2018 

Administrative 
Responsibility: 

University 
Secretary 

Review 
Scheduled: 

April 2025 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 
 

1.  SEARCH AND SELECTION 

 

1.1 

The Human Resources Committee of the Board shall establish a Presidential Search 
Committee 

(“PSC”) with the responsibility to administer and provide oversight of the 

recruitment process, including selecting and interviewing candidates and making a 
recommendation based on that process. 
 

1.2 

The  PSC  may  seek  external  consultation  to  assist  in  conducting  the  recruitment 
process. 

 

1.3 

The PSC will develop a collaborative recruitment process for approval by the Human 
Resources Committee that will include the following: 

 

a.  a closed process in the sense that the names of shortlisted finalists will not be 

identified and there will be no public presentations by the finalist candidates; 
 

b.  the  degree  of  confidentiality  for  the  process  and  the  schedule  for  any 

communications throughout the process; 

 

c.  a  position  profile  that  identifies  goals  and  objectives  as  they  relate  to  the 

University’s mission and values; 

 

d.  the level of engagement with the University community; and 

 

e.  a strategy for attracting a strong candidate pool. 

 

1.4 

The scope of the search shall be international. 

 

1.5 

The Board Chair shall act as the official spokesperson for all matters relating to the 
recruitment process of the President. 

 

1.6 

The University Secretary is responsible for ensuring any support required by the PSC 
in fulfilling its mandate is provided. 

 

1.7 

The  PSC  will  recommend  one  suitable  candidate  to  the  Board  for  approval  as 
President of the University. 

Search, Selection and Appointment of a New President Procedures 

– February 26, 2018 

Page 2 of 3  

 

 

1.8 

In the event that no candidates are deemed desirable by the PSC, the procedures 
described herein shall be reactivated. 

 
 

2.  APPOINTMENT 

 

2.1 

Upon recommendation of a candidate by the PSC for the position of the President of 
the University, the Board will review the final report submitted by the PSC and make 
its decision.   
 

2.2 

The decision will be made by motion to accept or reject the recommendation of the 
PSC.  An affirmative vote of 70% of the Board members present and eligible to vote 
is required to pass the motion.  Voting by proxy is not allowed. 
 

2.3 

If  the  Board  approves  the  recommendation  from  the  PSC,  the  Board  Chair,  in 
consultation with and approval of 

the Board’s Human Resources Committee, shall 

negotiate and conclude a contract with the candidate. 

 

2.4 

Legal Services 

shall provide support in drafting the President’s contract. 

 

2.5 

If the Board does not approve the recommendation by the PSC or if a contract cannot 
by finalized between the candidate and the Board

’s Human Resources Committee, 

the Board shall request that the PSC submit another recommendation.  

 

2.6 

In the event that the Board does not choose, or succeed in the appointment of, a 
candidate recommended by the Committee, the procedures described herein shall 
be reactivated. 

 

2.7 

The Board Chair shall act as the official spokesperson for all matters relating to the 
appointment process and will announce the appointment of the President. 

 

2.8 

The  Presidential  Search  Committee  shall  be  dissolved  upon  completion  of  the 
appointment of the President. 

 

2.9 

The  Board  will  develop  a  transition  plan  which  may  include  assistance  from  the 
departing  President,  as  well  as  establish  a  transition  team  who  will  work  with  the 
incoming President to ensure they are appropriately supported in preparing for the 
role. 

 

 
B. 

DEFINITIONS 

 

 

(1) 

Board: 

means the Board of Governors 
 

(2) 

Policy: 
 

means the Presidential Search and Appointment Policy 
 

(3) 

University: 

means Mount Royal University 

 

 

 

 
 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Presidential Search and Appointment Policy 

 

Search, Selection and Appointment of a New President Procedures 

– February 26, 2018 

Page 3 of 3  

 

D. 

RELATED LEGISLATION 

 

•  Post-secondary Learning Act, SA 2003,c.P-19.5 

 
 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Presidential Search Committee Terms of Reference 

 
 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

02/26/2018 

NEW 

 

University Secretary