Access to Information Policy – March 27, 2026  

 

Page 1 of 5

 

 

 

ACCESS

 

TO

 

INFORMATION

 

POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

June 11, 2021 

Policy Sponsor: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Last 
Revised: 

March 27, 2026 

Primary Contact: 

The Access and 
Privacy Office 

Review 
Scheduled: 

March 27, 2031 

Approver: 

Board of Governors 

 

A. 

PURPOSE 
 

 

This Policy addresses how the University responds to requests for information that the University 
holds. The University strives to respond to any such requests in an open transparent manner while 
ensuring that it adheres to its obligations under Alberta’s Access to Information Act (the "Act") and 
other similar legislation. 
 
 

B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all requests for Records under the custody or control of the University. 
 
 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

ACCESS TO INFORMATION 

 

1.1 

The University complies with all requirements of the Act and all other legislation that 
is applicable to the University’s obligation to ensure an individual’s right to access to 
information under the custody or control of the University. 
 

1.2 

The  President  is  ultimately  accountable  for  processing  requests  for  access  to 
information and may delegate to an Employee any of the duties or functions of the 
President under the Act in writing. However, those delegated by the President may 
not further sub-delegate. Delegations by the President are captured in the Access 
and Privacy Delegation of Authority Table. 

 

1.3 

The Access and Privacy Office is responsible for providing the University community 
with  planning  and  guidance  on  responding  to  Informal  Access  to  Information 
Requests, managing all Formal Access to Information Requests and is responsible  
for responding to the Commissioner’s Office. 

 

1.4 

Records may be disclosed internally to Employees acting in their official capacity, in 
accordance with the Privacy Policy. 

 

1.5 

Individuals have a right to make requests to access Records under the control or 
custody of the University, including to access their own Personal Information, subject 
to the exceptions under the Act. 

 

 

Access to Information Policy – March 27, 2026  

 

Page 2 of 5

 

1.6 

Individuals may request access to Records from the University through an Informal 
Access to Information Request or a Formal Access to Information Request. 

 

 

2. 

INFORMAL ACCESS TO INFORMATION REQUESTS 

 

2.1 

Employees  who  receive  an  Informal  Access  to  Information  Request  will  make 
reasonable efforts to respond and provide Records under the custody or control of 
the University, provided that: 
 
a.  the  Record  does  not  contain  Personal  Information,  except  if  the  Personal 

Information is solely about the individual requesting the Record; 
 

b.  the Record does not contain the information of a third party; 

 

c.  the Record does not contain information that may be harmful to individuals, third 

parties or the University;’ 

 

d.  the Record does not contain information that has been classified as confidential; 

and 

 

e.  the University can otherwise release the information contained in the Records in 

accordance with the Act. 

 

2.2 

Departments  who  receive  frequent  or  routine  Informal  Access  to  Information 
Requests may establish their own processes for responding to such requests. 
 

2.3 

Employees who are unable to satisfy an Informal Access to Information Request will 
advise the requestor that they may file a Formal Access to Information Request for 
the requested Records. 

 
 

3. 

FORMAL ACCESS TO INFORMATION REQUESTS 

 

3.1 

Formal  Access  to  Information  Requests  must  be  submitted  to  the  Access  and 
Privacy Office through either the Access to Information Request Form or otherwise 
provided in writing.  
 

3.2 

Requests  may  be  subject  to  fees  set  out  in  the  Act  to  undertake  the  process 
necessary to process, or fulfill, an Access to Information Request. The Access and 
Privacy Office is responsible for estimating any fees required to complete a request 
for Records. 

 

3.3 

The University will respond to all Formal Access to Information Requests in an open 
and transparent manner in accordance with the Procedure for a Formal Access to 
Information Request. 

 

3.4 

Employees are required to cooperate with the University’s Access and Privacy Office 
in addressing a request for information and must make every reasonable effort to 
identify, locate, and retrieve all applicable Records. If an Employee is notified of a 
Formal Access to Information Request, any records relating to the request will not 
be destroyed, deleted, or altered. 
 

 

Access to Information Policy – March 27, 2026  

 

Page 3 of 5

 

4. 

COMPLAINTS 

 

4.1 

The Office of the Commissioner is authorized under the Act to investigate complaints 
by requestors regarding fees, timelines and University decisions relating to a Formal 
Access to Information Request. Individuals who are not satisfied with the University’s 
response to a request may contact the Commissioner’s Office directly.  
 

4.2 

The University will respond to all complaints in accordance with the Procedure for a 
Formal Access to Information Request.

 

 
 

D. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Access and Privacy 
Office: 

means the Information Management & Privacy Advisor and the 
leaders within the Access & Privacy Office. 
 

(2) 

Act, the: 

means the Access to Information Act of Alberta.  Also known as 
the “ATIA” or the Act.. 
 

(3) 

Commissioner: 
 

means the Information and Privacy Commissioner appointed in 
accordance with the Act. 
 

(4) 

Department: 

means a faculty within the Academic Division or a department 
outside of the Academic Division. 
 

(5) 

Employee: 

means individuals who are engaged to work for the University 
under  an  employment  contract,  including  but  not  limited  to 
faculty, staff, exempt, casual and management employees.  
 

(6) 

Formal Access to 
Information 
Request: 
 

means a request for access to Records made to the University 
through  the  Access  and  Privacy  Office  under  the  formal 
processes under the Act. 

(7) 

Informal Access to 
Information 
Request: 

means a request to a University Department for Records that is 
made outside of the formal processes under the Act. 

 

 

 

(8) 

Personal 
Information: 
 

means  recorded  information  about  an  identifiable  individual, 
including:

 

 

a.  the  individual’s  name,  home  or  business  address  or 

home or business telephone number, 

 

b.  the individual’s race, national or ethnic origin, colour or 

religious or political beliefs or associations, 

 

c.  the individual’s age,, marital status or family status, 

 

d.  the  individual’s  gender  identity,  sex  or  sexual 

orientation, 

 

e.  an  identifying  number,  symbol  or  other  particular 

assigned to the individual, 

 

Access to Information Policy – March 27, 2026  

 

Page 4 of 5

 

f.  the 

individual’s 

fingerprints, 

other 

biometric 

information,  blood  type,  genetic  information  or 
inheritable characteristics, 

 

g.  information  about  the  individual’s  health  and  health 

care history, including information about a physical or 
mental health, 

 

h.  information  about  the  individual’s  educational, 

financial,  employment  or  criminal  history,  including 
criminal records where a pardon has been given, 

 

i.  anyone else’s opinions about the individual, and 

 

j.  the  individual’s  personal  views  or  opinions,  except  if 

they are about someone else. 

 

(9) 

Policy: 
 

means the Access to Information Policy.  

(10) 

Record: 

means  any  electronic  record  or  other  record  in  any  form  in 
which information is contained or stored, including information 
in any written, graphic, electronic, digital, photographic, audio 
or  other  medium,  but  does  not  include  any  software  or  other 
mechanism used to store or produce the record.   
 

(11) 

University: 

means Mount Royal University. 

 

 
E. 

RELATED POLICIES 

 

●  Information Security Policy 
●  Privacy Policy 

 
 

F. 

RELATED LEGISLATION 
 

●  Access to Information Act, SA, 2024, C A-1.4 

● 

Protection of Privacy Act, SA, 2024, c P-28.5

 

 
 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Procedure for a Formal Information Request 
●  Access to Information Request Form 
●  Access and Privacy Delegation of Authority Table 

 

 

 

 

 

Access to Information Policy – March 27, 2026  

 

Page 5 of 5

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

01/26/2022 

Editorial 

Policy Sponsor 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

03/27/2026 

Major 

All 

Information 
Management & 
Privacy Advisor 

Board of Governors