Student Appeal Procedure – May 26, 2022 

 

Page 1 of 6  

 

 

 

 

STUDENT APPEAL

 

PROCEDURE 

 

Procedure 

Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

May 26, 

2022 

Procedure 

Sponsor: 

Vice-President, 

Students 

Last Revised:   

Primary 

Contact: 

AVP Student 

Experience and 

Success 

Review 

Scheduled: 

May 26, 

2027 

Approver: 

Executive Leadership Team  

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

This document outlines the procedures associated with the Student Appeal Policy.  They provide 

guidance and information about the administrative process used to conduct appeals of Academic 

and Non-Academic Misconduct.  They outline the roles, steps, and processes that will be used in 

the delivery of appeals as part of an administrative process that upholds the principles of Procedural 

Fairness and the use of Trauma-Informed Practices.   

 

The General Faculties Council - Student Affairs Committee has responsibility for the administration 

of the Student Appeal Policy and provides administrative support for the process outlined within 

these procedures.   

 

A member of the University Community can contact the Office of Student Community Standards 

(OSCS) confidentially to discuss the Student Appeal Policy and explanations of the procedures. 

 

 

1.  THE STUDENT APPEALS COMMITTEE  

 

1.1 

The Student Appeals Committee (the Committee) membership will be maintained by 

the Committee Chair.  All members will be provided training in the delivery of 

administrative tribunals, procedural fairness, and Trauma Informed Principles. The 

Committee will also provide additional training as needed.  

 

 

 

2.  APPEAL REQUEST 

 

2.1 

A student wishing to 

a

ppeal (Appellant) can request an appeal in writing within ten 

(10) business days of the date of the original decision.  The Appellant is encouraged 

to seek support or guidance from trusted sources including Student Association 

Advocacy or the OSCS.  The Appellant can complete the Student Appeal Request 

Form (Request).  The Request is submitted to OSCS who will review it for 

completeness as per Section 5.0 of the Student Appeal Policy.  Once complete, the 

OSCS will provide the Request to the Committee Chair for review.  The Committee 

Chair will: 

 

a.  Review the Request and determine if the Grounds as per Section 4.0 of the 

Student Appeal Policy have been met.  If it is determined that there is 

 

Student Appeal Procedure – May 26, 2022 

 

Page 2 of 6  

 

insufficient information provided, the Committee Chair may ask the Appellant 

to provide additional information;

     

   

b. 

If determined that there are no Grounds for an Appeal, the Committee Chair 

will notify the Appellant in writing and include the reason(s) for the decision; 

 

c.  If the Grounds for an Appeal are met, the Committee Chair will convene a 

Hearing Board;   

d.  Identify and select Hearing Board members as per Section 3.0 of the Student 

Appeal Policy and ensure that they have no previous knowledge of the case; 

e.  Inform the Appellant in writing of the Appeal Hearing and the names of the 

identified Hearing Board members and the names of two (2) alternates. The 

Appellant will be provided five (5) business days to confirm the Hearing 

Board membership or to submit written objection reasons to the inclusion of 

the member(s).  If the objection is accepted, a replacement member will be 

chosen from the list of alternates;  

f.  Convene an Appeal Hearing.  

 

2.2 

The Appellant may withdraw their request for Appeal at any time.

 

 

 

3.  CONVENING AN APPEAL HEARING  

 

3.1 

Once the Hearing Board members have been identified, the Committee Chair will 

schedule an Appeal Hearing to occur within thirty (30) days.  The Committee Chair 

may extend the time limits if determined appropriate. The Committee Chair will 

convene an Appeal Hearing by:

 

a.  Informing and providing the original Decision Maker with the Request. The 

Decision Maker will be allotted ten (10) business days to submit a response 

which should include any documents or materials that will be submitted at 

the Appeal Hearing, a list of Witnesses that will be called upon, and a request 

for any information that is not within their possession;  

b.  Appointing a Hearing Board Chair;  
c.  Scheduling the Hearing and informing all parties in writing.

     

  

 

 

4.  PREPARING FOR AN APPEAL HEARING  

 

4.1 

The Hearing Board Chair is responsible for preparing the Appeal Hearing in 

accordance with the Student Appeal Policy and these procedures by;  

 

a.  Contact relevant University Officials to confer when necessary; 
b.  Reviewing the information requested by the Appellant and the  Decision 

Maker to determine relevance to the Appeal.  

     

 

c. 

Confirming and approving attendance at the Appeal Hearing.  Attendees are: 

 

i. 

Appellant;  

ii. 

Decision Maker;  

iii. 

Support Person for either party will be able to provide guidance 

and support to the person but will be unable to present information 

on behalf of the person;   

 

Student Appeal Procedure – May 26, 2022 

 

Page 3 of 6  

 

iv. 

Hearing Board members;  

v. 

Administrative support person to the Hearing Board;  

vi. 

Witnesses will only be present at the time of their presentation of 

information; 

vii. 

Other requests for attendance are at the discretion of the Hearing 

Board Chair. 

d.  Communicating to the Appellant and/or Decision Maker their responsibility

               

 

for confirming the availability of Witnesses for the scheduled date, time and 

location of the Appeal Hearing; 

e.  Creating a Hearing Package that includes all documents and materials that 

will be used within the Appeal Hearing. The Hearing Package is confidential 

and will be collected at the end of the Appeal Hearing. The Hearing Package 

will be distributed five (5) days prior to the Appeal Hearing and will be 

distributed to the Appellant, Decision Maker, and Hearing Board members.   

 

 

5.  CONDUCTING AN APPEAL HEARING  

 

5.1 

All Appeal Hearings are closed to the public and will be held in person or virtually as 

determined by the Hearing Board Chair.  The Hearing Board Chair will be responsible 

for conducting the Appeal Hearing by:

 

a.  Conducting the Appeal Hearing as scheduled.  If an individual fails to attend, 

the Appeal Hearing may continue without notice unless the Hearing Board 

Chair determines;  

i. 

There are approved medical, compassionate or public health 

reasons; or 

ii. 

An exceptional circumstance exists not to proceed in their absence 

and/or represented by an approved delegate;  

b.  Ensuring the orderly conduct of the hearing. The Hearing Board Chair 

     

may make procedural rulings as deemed appropriate. Information presented 

during Appeal Hearings must be relevant to the Appeal. Generally, the 

proceedings will occur in the following order:  

i. 

Opening remarks and review of hearing protocols by the Chair

     

 

ii. 

Appellant statement and presentation of information followed by 

questions from Hearing Board members 

iii. 

Appellant Witnesses, followed by questions from the Decision Maker 

and Hearing Board members 

iv. 

Decision Maker statement and presentation of information followed 

by questions from Hearing Board members 

v. 

Decision Maker Witnesses followed by questions from the Appellant 

and the Hearing Board members 

vi. 

The Appellant and Decision Maker may ask questions of the other, 

directed through the Hearing Board Chair.  

vii. 

Decision Maker closing statement followed by questions from 

Appellant and Hearing Board members  

viii. 

Appellant closing statements followed by questions from Decision 

Maker and Hearing Board members  

 

Student Appeal Procedure – May 26, 2022 

 

Page 4 of 6  

 

ix. 

Final questions from Hearing Board members 

x. 

Chair’s closing remarks 

xi. 

The Appellant and Decision Maker are dismissed for the purpose of 

deliberations and Hearing Packages collected 

xii. 

Chair adjourns Appeal Hearing 

 

 

6.  APPEAL DECISIONS  

 

6.1 

Upon the completion of the Appeal Hearing, the Hearing Board will deliberate. 

Deliberations are closed and no records of the deliberation will be kept. 

 

 

6.2 

The Hearing Board Chair will prepare a written decision, including reasons, and 

normally circulate within five (5) business days of the Appeal Hearing to the 

Appellant, Decision Maker, the Committee Chair, and if necessary, the Registrar. 

The decision of the Hearing Board is final. 

 

 

 

7.  RECORDS AND REPORTING 

 

7.1 

All documents and records collected as a result of these policies and procedures will 

be maintained in compliance with the University’s Records and Information 

Management Program Policy and the Alberta Freedom of Information and Protection 

of Privacy Act.  The OSCS is responsible for maintaining all records separate from a 

student’s academic record

 

 

 

 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Appeal: 

a Student’s right to challenge the decision of a Decision 

Maker by asking for a review of the decision. 

 

(2) 

Appeal Hearing: 

refers to the forum used to review the decision. 

 

(3) 

Appellant: 

means the person who has been found responsible for a 

Policy breach and is initiating the appeal Request. 

 

(4) 

Committee Chair: 

means the individual responsible for coordinating the 

appeal review process and appointing Hearing Chairs and 

convening the Hearing Boards. 

 

(5) 

Decision Maker: 

means the person responsible for determining whether or 

not a violation of a policy has occurred and assigns a 

resolution.

 

 

(6) 

Grounds: 

refers to one of four conditions required to exercise the 

right to Appeal. 

 

(7) 

Hearing Board 

refers to the panel of three (3) members of the University 

who will review the findings of the Decision Maker. 

 

(8) 

Hearing Board Chair: 

means the individual facilitating the appeal process and 

who is responsible for ensuring a fair review. 

 

 

Student Appeal Procedure – May 26, 2022 

 

Page 5 of 6  

 

(9) 

Hearing Package: 

a document prepared by the Committee Chair that outlines 

details regarding the Request including the original 

decision letter. 

 

(10) 

Request: 

an online form used to submit a request to review a 

decision issued as part of the Code of Student Academic 

Integrity or Code of Student Community Standards policies. 

 

(11) 

Student: 

means someone who has applied to a full-time, part-time, 

credit or non-credit program or course offered through the 

University. 

 

(12) 

Support Person: 

an individual, unrelated to the report/incident, who can 

attend meetings throughout the course of an investigation 

or appeal to provide personal support but may not speak 

on their behalf. 

 

(13) 

Trauma-Informed Practices:  means an approach for engaging with Individuals that 

involves understanding and recognizing the presence of 

trauma symptoms and the impact of trauma on the 

individual. 

 

(14) 

University: 

means Mount Royal University. 

 

(15) 

University Community: 

includes Students, Employees, the Board of Governors, 

Contractors, Volunteers and Visitors to the University. 

 

(16) 

University Officials: 

a person acting in the capacity as outlined by their 

employment at the University. 

 

(17) 

Witness(es): 

means an individual who was present, either immediately 

before, during, or after an incident who may have 

information regarding the report/incident. Witnesses will 

only be present at the time of their presentation of 

information. 

 

 

 

 

C. 

RELATED POLICIES 

 

●

  Code of Student Academic Integrity Policy and Procedure 

●

  Code of Student Community Standards Policy and Procedure 

●

  Information Security Policy 

●

  Privacy Policy 

●

  Records and Information Management Program Policy 

●

  Student Appeal Policy 

 

 

D. 

RELATED LEGISLATION 

 

●

  Alberta Post Secondary Learners Act 

●

  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Policy 

 

 

 

 

Student Appeal Procedure – May 26, 2022 

 

Page 6 of 6  

 

 

E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●

  Appeal Request Form 

 

 

F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title)