STUDENT

 

ACCOMMODATIONS

 

POLICY

 

 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 28, 2026 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 
Students 

Last 
Revised: 

 

Primary Contact: 

Associate Vice-
President, 
Student 
Experience and 
Success 

Review 
Scheduled: 

May 28, 2031 

Approver: 

Board 

 
 

A.  OVERVIEW 

 
Mount Royal University (MRU) is committed to upholding the University’s core values of creating 
and  delivering  an  accessible,  inclusive,  and  respectful  environment.  This  policy  and  associated 
procedures has been established to meet the University’s legal duty to accommodate students.    
 
 

B.  PURPOSE 

 

This policy outlines MRU’s commitment and expectations for members of the University Community 
in  requesting,  assessing,  assigning,  and  implementing  of  Accommodations  as  per  the  Alberta 
Human  Rights  Act  (AHRA)  and 

the  University’s  Duty  To  Accommodate  a  Student  based  on 

Protected Grounds as defined by the AHRA. 
 

C.  SCOPE 

 
This policy applies to all Students requiring Accommodations for their participation at the 
University and the employees involved in the assessment, assignment, and implementation of 
Reasonable Accommodations to the point of Undue Hardship based on a Protected Ground. 
Implementation of Accommodations can vary depending on a Student’s Limitations and the 
University related activity for which they require an Accommodation associated with one of the 
following categories of Accommodations:   

●  Academic  Accommodations  -  to  address  the  delivery  and  assessment  of 

academic requirements  

●  Work Integrated Learning Accommodations - to address the participation and 

assessment  in  work-based  learning,  such  as  but  not  limited  to  practicums, 
internships, or work experiences  

●  Service  Accommodations  -  to  address  the  method  of  attaining  services  or 

participating in activities at the University  

 
This policy does not apply to the temporary adjustment of academic or service standards to address 
a Student’s unforeseen circumstance that impacts a Student’s academic participation, such as, but 

not limited to, sudden illness, personal emergency, or death of a loved one, which is considered to 
be an Academic Concession and does not require the collection or assessment of documentation.   
 
This policy does apply to Students who experience sudden temporary impairments due to accident 
or injury such as but not limited to broken bones, concussion, or emergency surgery.   

 

This policy also does not apply to the employment of Students at the University. 
 

D.  POLICY STATEMENT 

 

1. 

The assessing, assigning, and implementing of Reasonable Accommodations to the point of Undue 
Hardship is a process that requires the full participation of the Student with the Access and Inclusion 
Services  staff  in  an  individualized,  interactive,  and  confidential  process  guided  by  the  Alberta 
Human Rights Act that upholds the following principles:  

1.1. 

The  University  recognizes  the  rights  of  Students  to  participate  fully  in  the  life  of  the 
institution. 

1.2. 

The  University  promotes  awareness,  advocacy,  and  learning  partnerships  amongst  the 
whole  University  Community  and  is  committed  to  providing  a  respectful,  inclusive,  and 
accessible environment within the limits of Undue Hardship.   

1.3. 

Students provide the necessary documentation of their Limitations when they are aware 
that  their  Limitation  will  require  Accommodations  and  provide  sufficient  time  for  the 
University to assess and identify Reasonable Accommodation(s).   

1.4. 

All  documentation  collected  as  part  of  the  accommodation  process  remains  confidential 
and is stored 

in accordance with the University’s policies.  

1.5. 

Each step of the accommodation process must be completed in a timely manner, whereby 
a reasonable amount of time is provided to appropriately assess, assign, and implement 
Accommodations.   

1.6. 

The  Access  and  Inclusion  Services  department  is  the  agent  of  the  University  that  is 
responsible  for  the  collection  and  assessment  of  documentation,  and  determination  of 
Reasonable  Accommodations  that  are  to  be  implemented  in  a  manner  that  does  not 
compromise  any  Bona  Fide  Educational  Requirements  or  Bona  Fide  Occupational 
Requirements and up to the point of Undue Hardship.     

1.7. 

Members of the University Community may consult with an Access Advisor in the review 
of  Assigned  Accommodations  and  determine  Reasonable  Accommodations  that  do  not 
adversely affect the academic standards or service provision.   

 

2. 

Assessing Accommodations 

2.1. 

Students can request Accommodations as soon as they are admitted to the University.  

 

2.2. 

Upon receiving a request for accommodations, the Access Advisor will work collaboratively 
with the student to conduct a thorough and individualized assessment of their documented 
Limitations  in  determining  Reasonable  Accommodations  without  altering  the  essential 
requirements of a course, program, work-integrated learning placement, or service. 

 

2.3. 

The  assessment  of  a  Student’s  Limitations  is  conducted  by  the  Access  Advisor  and  is 
guided by the principles and requirements of the Alberta Human Rights Act.  

 

 

3. 

Assigning Accommodations 

3.1. 

Based on the review of the documented Limitations and the corresponding assessment, 
the Access Advisor determines appropriate Accommodations that reasonably address the 
Limitations that will be considered Assigned Accommodations. 

 

3.2. 

Assigned  Accommodations  are  submitted  by  the  Student  to  the  University  employee 
responsible for the circumstance where the Accommodation is required, such as a faculty 
member, work-integrated learning supervisor, or campus service provider.  

 

 

4. 

Implementing Accommodations 

4.1. 

A Student must provide an Implementor with their Assigned Accommodations as soon as 
they  know  they  will  require  Accommodations  by  submitting  their  Statement  of  Assigned 
Accommodations to the Implementor.  

 

4.2. 

The  employee  responsible  for  the  implementation  of  the  Assigned  Accommodations 
reviews  and  considers  the  impact  of  implementation  on  the  academic  activity,  work-
integrated learning placement or service requirements.  

 

4.3. 

If  there  is  no  impact  to  implementing  the  Assigned  Accommodations,  the  Implementor 
submits  their  acceptance  of  the  Assigned  Accommodations  and  takes  the  appropriate 
actions to implement the Assigned Accommodations.  

 

4.4. 

If the Assigned Accommodations require adjustment, the Implementor will consult with the 
Access Advisor to identify any reasonable adjustments to the Assigned Accommodations 
that sufficiently address the Limitations.

 

4.5. 

If new reasonable Accommodations are determined, the Implementor will submit the list of 
agreed upon Adjusted Accommodations to Access and Inclusion Services who will record 
these adjustments and the Implementor will take the appropriate actions to implement the 
Adjusted Accommodations

 

5. 

 Appeal 
 

5.1. 

Students  and/or  Implementors  may  request  an  appeal  of  Accommodations.  The  appeal 
process  is  intended  to  ensure  a  fair  resolution  while  upholding  the  Student's  right  to 
accommodation  and  the  University’s  Duty  to  Accommodate  under  the  Alberta  Human 
Rights  Act. 

Appeals  can  be  made  after  all  steps  associated  with  the  assigning  and/or 

implementing  of  Accommodation(s)  have  occurred.    An  Accommodation(s)    may  be 
appealed for one (1) or more the following reasons:  

 

●  Failure  to  comply  with  the  requirements  outlined  with  the  Student 

Accommodations Policy or Procedures;  

●  Demonstration that the Accommodation(s) were not reasonable;   

●  Reasonable and justifiable demonstration of Undue Hardship. 

5.2. 

Appeals are to be submitted within 2  weeks of the Accommodation being issued,  and a 
decision is normally completed within 2 weeks of receipt of the appeal.   

a)  Student Appeal - a Student can request an appeal of Assigned Accommodations 

to  the  Associate  Vice-President  Student  Experience  and  Success  or  designate 
who is responsible to hear and make a final decision. 

b)  Implementor  Appeal  - 

an  Implementor  can  request  an  appeal  of  Assigned 

Accommodations and/or the reasonable alternative accommodations to the Vice 

Dean of the academic program, Service Director, or designate who is responsible 
to hear the Appeal and make a final decision.  

 

 

6. 

Records and Reporting

 

6.1. 

All documents and records collected as a result of these policies and procedures will be 
maintained  in  compliance  with  the  University’s  policies  relating  to  privacy  and  records 
retention.  

 

6.2. 

The Access and Inclusion Services department is responsible for maintaining all records 
sepa

rate from a Student’s academic record.  

 

6.3. 

The Access and Inclusion Services department will prepare an annual statistical report of 
all Accommodations provided in accordance with this Policy.  This report will be provided 
to the General Faculties Council - Student Affairs Committee for information.  The report 
shall be anonymized and ensure that no identifying information is included.  

 

 
 

E.  DEFINITIONS 

 

(1) 

Academic Concession: 

refers to the option of an instructor to temporarily adjust an 
academic requirement as a result of an unforeseen circumstance 
that adversely affects a Student’s ability to fulfill an academic 
requirement. 

(2) 

Accommodation:  

refers to changes or adjustments to a service, materials, resources, 
criterion, or environment to remove barriers to the point of undue 
hardship as a result of a protected ground. 

(3) 

Access Advisor: 

refers to the Access and Inclusion Services professional who is 
qualified to examine, assess, determine, and identify 
accommodations for students.  

(4) 

Assigned 
Accommodations: 

refers to the generic Accommodations that the Access Advisor has 
determined are appropriate to address the Functional Limitations.  
These Accommodations are not specific to any University activity 
and may require adjustment at the time of implementation. 

(5) 

Adjusted 
Accommodations: 

refers to the agreed upon reasonable adjusted Accommodations 
that the Access Advisor has determined are appropriate to address 
the Limitations.  These Accommodations have been adjusted to 
address the specific University activity. 

(6) 

Bona Fide Educational 
Requirement(s): 

refer to requirements that are a reasonable and justifiable 
component of a course or program that may limit entry to or 
completion of the course or program. They included admission, 
progression, and graduation requirements essential for students to 
demonstrate knowledge and skills of the course and program 
outcomes. 

(7) 

Bona Fide Occupational 
Requirement: 

as defined by the Alberta Human Rights Commission, is the 
standard or rule that is integral to carrying out the requirements of a 
particular position within a workplace. 

(8) 

Duty to Accommodate: 

refers to the legal obligation to adjust rules, standards, policies, and 
physical environments to reasonably address a Student’s Functional 
Limitations to the point of undue hardship as a result of a Protected 
Ground. 

(9) 

Implementor: 

refers to any member of Mount Royal University responsible for 
executing an Assigned or Reasonable Accommodation as part of 
the legal duty to accommodate.   

(10) 

Limitation: 

is a restriction of an individual’s ability to perform specific tasks or 
activities caused by an element of a Protected Ground which 
include the Functional Limitations associated with disability-related 
impairments or restrictions.  

(11) 

Reasonable 
Accommodation: 

refers to any changes or adjustments to a service, materials, 
resources, criterion, or environment that enable a person requiring 
an accommodation because of a protected ground to participate in 
their education or access services. 

(12) 

Protected Ground: 

as defined by the Alberta Human Rights Commission, refers to the 
personal characteristic of individuals or groups of individuals that is 
protected under human rights legislation. The protected grounds 
under the Alberta Human Rights Act are, but not limited to: religious 
belief, gender, physical disability, mental disability, and family 
status. 

(13) 

Student: 

refers 

to a student of the University currently enrolled in the 

programs offered at the University.

 

(14) 

Undue Hardship: 

refers to when an accommodation creates significant unsupportable 
conditions, which may include, but are not limited to: 

a)  Overwhelming financial cost or disruption to University 

operations; and/or 

b)  significant competing rights; and/or 
c)  health and safety concerns;  
d)  An accommodation would compromise the Bona Fide 

Educational or Occupational Requirements. 

(15) 

University:  

refers to Mount Royal University. 

(16) 

University Community: 

refers to students, employees, the Board of Governors, contractors, 
volunteers and visitors to the University. 

 
 

F.  RELATED POLICIES 

 

●  Access to Information Policy

 

●  Human Rights Policy

 

●  Examinations Policy

 

●  Universal Access Policy

 

 

G.  RELATED LEGISLATION 

 

●  Alberta Protection of Privacy Act

 

●  Alberta Human Rights Act

 

 
 

H.  RELATED DOCUMENTS 

 

● 

 

 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

05/28/2026 

Initial approval 

 

 

Board of Governors