Procedure for a Formal Access to Information Request – March 26, 2026  

Page 1 of 4  

 

 

 

PROCEDURE

 

FOR

 

A

 

FORMAL

 

ACCESS

 

TO

 

INFORMATION

 

REQUEST 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

June 11, 
2021 

Procedure 
Sponsor: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Last Revised: 

March 27, 
2026 

Primary 
Contact: 

The Access and 
Privacy Office 

Review 
Scheduled: 

March 27, 
2031 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

REQUESTING INFORMATION 

 

1.1 

Any individual (or “Applicant”) may file a Formal Access to Information Request by 
submitting  either  an  Access  to  Information  Request  Form  or  making  a  request  in 
writing, to the Access and Privacy Office.   
 
a.  If by mail to: 

 
The Access and Privacy Office

 

Mount Royal University 
4825 Mount Royal Gate SW 
Calgary, Alberta, T3E 6K6 

 

b.  Or by email at: privacy@mtroyal.ca 

 

1.2 

The Formal Access to Information Request submitted by the Applicant must include 
at minimum the following: 
 
a.  A description of the Record(s) that the individual is seeking access to; 

 

b.  The date range of the Record(s) being sought; 

 

c.  The  Department/Faculty/Area/individual  where  the  Record(s)  containing  the 

information resides, if known; 

 

d.  Sufficient  detail  such  that  the  information  can  be  located  or  identified  in  an 

efficient manner as required under the Act; 

 

e.  The contact information of the person requesting the information, such as: name, 

address, phone number and email, and; 

 

f.  For  requests  that  deal  with  Personal  Information,  authentication  of  identity  is 

required.  

 

Procedure for a Formal Access to Information Request – March 26, 2026  

Page 2 of 4  

 

1.3 

The Access and Privacy Office will review the request, acknowledge receipt of the 
request,  advise  the  requestor  of  the  time  required  to  complete  the  request,  and 
provide details of any additional fees that are applicable in accordance with the Act. 
 

1.4 

The Access and Privacy Office will provide its final response to a Formal Access to 
Information  Request  on  behalf  of  the  University  within  30  business  days  of  initial 
receipt. That timeline may be extended as outlined under the Act. The Access and 
Privacy Office will notify the Applicant of the anticipated date of final response or if a 
timeline extension is warranted. 
 

1.5 

If  the  Records  sought  in  a  Formal  Access  to  Information  Request  are  teaching 
materials, questions on an examination or test or research information of a faculty 
member then access will be denied on the basis that the Records are excluded from 
the Act. 
 

1.6 

In the event that the Formal Access to Information Request does not provide enough 
detail  to  enable  Records  to  be  located  or  identified  within  a  reasonable  time  with 
reasonable  effort,    the  Access  and  Privacy  Office  may  contact  the  Applicant  for 
further clarification. 
 

1.7 

The  Applicant  must  respond  to  the  Access  and  Privacy  Office  communication 
seeking further clarification concerning the submitted scope of their request within 
30  business  days.    If  the  Applicant  does  not  respond,  the  Formal  Access  to 
Information Request will be deemed abandoned.

 

 

 

2. 

IDENTIFYING, LOCATING, AND RETRIEVING RELEVANT RECORDS 

 

2.1 

The Access and Privacy Office will provide a formal request to the specific Employee 
who may hold the Records requested.  Where the Records are held by a Department, 
the formal request will be sent to the Department Head(s) of the Department(s) that 
may hold the information contained in the Records requested.  The formal request 
will include:  
 

2.1.1  The scope of the Formal Access to Information Request; and  
2.1.2  A timeline for completion of identifying, locating, and retrieving the relevant 

Records as established by the Access and Privacy Office. 

 

2.2 

Employees and Department Heads are responsible to ensure that unredacted copies 
of  all  Records  and  information  that  are  responsive  to  the  Formal  Access  to 
Information  Request,  and  that  are  held  by  their  Department  are  provided  to  the 
Access and Privacy Office.  

 

2.3 

The Department Head may delegate specific tasks to fulfill the request to Employees 
in  the  Department,  however,  the  Department  Head  remains  accountable  for  the 
Records and information produced. 

 

2.4 

Departments will not exclude any responsive Records or revise, redact, or destroy 
any Record that is submitted to the Access and Privacy Office. 
 

2.5 

The Access and Privacy Office is responsible for assessing information contained 
within  the  Records  provided  by  Departments,  determining  what  redactions  are 
necessary and what will be released to the Applicant. 

 

Procedure for a Formal Access to Information Request – March 26, 2026  

Page 3 of 4  

 

2.6 

The Access and Privacy Office may require Departments to provide information on 
how they identified, located, or retrieved relevant Records  to ensure the University 
has taken reasonable steps to fulfill its obligations under the Act 

 

2.7 

Formal Access to Information Requests which seek Health Information subject to the 
Alberta Health Information Act will be directed by the Access and Privacy Office to 
the applicable Health Custodian, as defined in the Health Information Act. 

 
 

3. 

RELEASING INFORMATION 
 
3.1 

The  Access  and  Privacy  Office  will  make  the  determination  on  whether  the 
information contained within a Record is classified as: 
 
a.  Disclosable information that must be released under the Act; 

 

b.  Non-disclosable information that must not be released under the Act; and 

 

c.  Discretionary information that is not required to be released under the Act but 

may be released at the discretion of the University. 

 

3.2 

If  the  Access  and  Privacy  Office  determines  that  information  contained  within  a 
Record is deemed to be disclosable information that must be released under the Act, 
that Office will release the information to the requestor. 
 

3.3 

If the Access and Privacy Office determines that the information contained within a 
Record is non-disclosable information that must not be released under the Act, that 
Office  will not release that information to the requestor. 

 

3.4 

If the Access and Privacy Office determines that the information contained within a 
Record  is  discretionary  information  that  may  be  released  at  the  discretion  of  the 
University,  the  Access  and  Privacy  Office  will  only  release  the  discretionary 
information in consultation with the applicable Department Head(s). . 

 

3.5 

Applicants that submit a Formal Access to Information Request to the University in 
writing have the right to ask the Commissioner to review any decision, act or failure 
to  act  by  the  Access  and  Privacy  Office  concerning  their  response  to  the  formal 
access request.  

 
B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Access and Privacy 
Office: 

means the Information Management & Privacy Advisor 
and/or  Senior Leaders of the Access & Privacy Office 
as delegated by the President in writing. 
 

(2) 

Act: 

means  the  Access  to  Information  Act  of  Alberta.  Also 
referred to as “ATIA”. 
 

(3) 

Commissioner: 
 

means  the  Information  and  Privacy  Commissioner 
appointed in accordance with the Act. 
 

(4) 

Department: 

means  a  faculty  within  the  Academic  Division  or  a 
department outside of the Academic Division. 
 

(5) 

Department Head: 

means the leader of a Department. 
 

Procedure for a Formal Access to Information Request – March 26, 2026  

Page 4 of 4  

 

(6) 

Employee: 

means  individuals  who  are  engaged  to  work  for  the 
University under an employment contract, including but 
not  limited  to  faculty,  staff,  exempt,  casual  and 
management employees.  
 

(7) 

Formal Access to 
Information Request: 
 

means  a  request  for  access  to  information/Records 
made to the University through the Access and Privacy 
Office under the formal processes under the Act. 

 

 

 

(8) 

Policy: 
 

means the Access to Information Policy. 

(9) 

Record: 

means any electronic record or other record in any form 
in  which  information  is  contained  or  stored,  including 
information  in  any  written,  graphic,  electronic,  digital, 
photographic,  audio  or  other  medium,  but  does  not 
include any software or other mechanism used to store 
or produce the record.  
 

(10) 

University: 

means Mount Royal University. 

 

 

 

 

C. 

RELATED POLICIES 

 

●  Access to Information Policy 
●  Information Security Policy 
●  Privacy Policy 

 

 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Access to Information Act, SA, 2024, c A-1.4 
●  Protection of Privacy Act, SA, 2024, c P-28.5  

 
 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Access to Information Request Form 
●  Access and Privacy Delegation of Authority Table 
●  Access Request Search Summary 

 

 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who Authorized 
Revision 
(Position Title) 

01/26/2022 

Editorial 

Policy Sponsor 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

03/26/2026 

Major 

All 

Information 
Management & 
Privacy Advisor 

Executive Leadership 
Team