A. 

PURPOSE 

 

This Policy ensures curriculum proposals receive due consideration based on principles of 

collegiality and recognition for discipline expertise. It is in place to ensure that all components of 

ministry-approved programs are reviewed by appropriate parties and considered in a timely 

manner. 

 

 

B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all curriculum changes and approvals for ministry-approved programs. 

 

C. 

RESPONSIBILITY 

 

It is the responsibility of the Provost and Vice-President, Academic to ensure these policies are 

implemented and maintained as well as to ensure that there is appropriate communication with the 

provincial ministry. 

 

 

D. 

DEFINITIONS 

 

This section outlines how the following terms are to be interpreted in the context of this policy. 

 

(1) 

Originator  refers to the individual who enters the curriculum submission into the 

Curriculum Proposal system. It is understood that the originator is doing so on behalf of a 

Department or Faculty.

 

 

(2) 

Submission refers to the form within the Curriculum Proposal system that captures the 

necessary information for all levels of approval. This term may be used interchangeably 

with ‘curriculum submission’ within this policy.

 

 

(3) 

Department refers to the Department, Area, Centre or Program Area as determined by 

the Faculty.

 

 

(4) 

Curriculum Administrator refers to Registrar (or designate).

CURRICULUM

 

APPROVAL

 

POLICY

 

FOR

 

MINISTRY

 

APPROVED

 

PROGRAMS 

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 

Approved: 

October 1, 1995 

Policy 

Sponsor: 

Provost & Vice-

President, Academic 

Last 

Revised: 

November 24, 

2023 

Primary 

Contact: 

Registrar 

& AVP 

Enrollment 

Management 

Review 

Scheduled:  May 20, 2027 

Approver: 

General Faculties Council 

 

(5) 

Faculty Council refers to the deliberative body responsible for the affairs, and that 

expresses the collective will of the Faculty.

 

(6) 

Faculty Curriculum Committee refers to the body within each Faculty that evaluates 

curriculum submissions on behalf of the Faculty Council.

 

 

(7) 

Course refers to an academic unit of instruction normally valued as three (3) credits or 

multiples of three (3) credits.

 

 

(8) 

Credit refers to the unit of measurement that reflects student workload rather than contact 

hours. Normally, nine (9) to twelve (12) hours of academic time and effort per week is 

expected for three (3) credits, where academic time and effort would include class time 

(e.g., lectures, labs, studios, tutorials, etc.), experiential or blended components and all 

independent study (e.g.,  essays, assignments, readings, preparation, study, reflection, 

etc.).

 

 

(9) 

Recommend refers to when an administrative body reaches agreement through a review 

process on the next action to be taken with a curriculum submission. This may include, but 

is not restricted to, returning the submission to the Originator, tabling the submission for 

further discussion or sending the submission to the next stage of the approval process.

 

 

(10) 

Approve refers to the approval of a curriculum submission that is required for a submission 

to proceed on the approval path. Authority for Final Approval rests with the final review 

body in each approval path.

 

 

(11) 

Letter of Intent refers to the form detailing a Faculty’s interest in proposing a new program, 

suspension of a current program (temporarily or permanently),or a program termination 

that requires ministerial approval.

 

 

(12) 

Approval in Principle refers to institutional support for full curriculum development and 

submission of curriculum to the provincial ministry.

 

 

(13) 

Program Suspension refers to the institutional intent/decision to cease intake into and/or 

delivery of a program for a specified period of time. Normally, this would be no longer than 

eight academic years for a degree program or six academic years for a diploma or 

certificate program.

 

 

(14) 

Program Termination refers to the institutional intent/decision to permanently cease 

delivery of a program and to remove the program from the provincial Provider and Program 

Registry System (PAPRS).

 

 

E. 

APPROVAL PROCESSES OVERVIEW 

 

The following overview outlines the administrative bodies that review submissions as well as the 

order of review for each type of submission. More detailed information is contained in the 

companion Curriculum Proposals User Guide available through the Curriculum Approval system. 

Each administrative body reviews a submission and Recommends action unless otherwise noted. 

 

(1) 

New Programs 

 

1.1  Mount Royal acknowledges and endorses all delegated new program approval 

status criteria as outlined in the CAQC Handbook.  

 

1.2  This is a request to create a new program that leads to a ministry-approved 

program. There are three stages of approval for new programs: 

 

 

(a) 

Internal Approval in Principle

 

 

i. 

Development of the Letter of Intent (approved by the Dean of the 

originating Department)

 

ii. 

Letter of Intent (supported by by the Dean, University Library, Information 

Technology Services, Financial Services and Risk Management, 

Vice-

Provost and Associate Vice-President, Students 

and Provost)

 

iii. 

Chair of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-day 

consultation period)

 

iv. 

15-day  consultation period (including Provost’ Council, Advisory 

Committees and student and/or academic support units)

 

v. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to Faculty Council)

 

vi. 

Faculty Council (recommend to the Provost)

 

vii. 

Provost (recommend to APCC)

 

viii. 

APCC (recommend to GFC)

 

ix. 

GFC (

approval to advance to ministry) 

x. 

Proceed to (b)

 

 

(b) 

External Approval

 

 

i. 

Submit documents to ministry in accordance with ministry-approved 

processes

 

ii. 

Ministry (

approve)

 

 

 

(c) 

Final Internal Approval of Curriculum

 

 

i. 

Follow approval process for each curriculum type 

 

(2) 

Program Suspension

 

 

This is a request to suspend a ministry-approved program. This includes the suspension 

of admission to a program temporarily or permanently. 

 

i. 

Ministry Proposal Template drafted (approved by the Provost)

 

ii. 

Chair  of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-day 

consultation period)

 

iii. 

15-day consultation period

 

iv. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to Registrar)

 

v. 

Registrar (recommend to Faculty Council)

 

vi. 

Faculty Council (recommend to APCC)

 

vii. 

APCC (recommend to GFC)

 

viii. 

GFC (approval to advance to ministry)

 

ix. 

Ministry (

final approval)

 

 

 

(3) 

Program Termination 

 

This is a request to terminate a ministry-approved program. 

 

i. 

Ministry Proposal Template drafted (approved by 

 

the Provost)

 

ii. 

Chair of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-dayconsultation period) 

iii. 

15-day consultation period

 

iv. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to Registrar)

 

v. 

Registrar (recommend to Faculty Council)

 

vi. 

Faculty Council (recommend to the APCC)

 

vii. 

APCC (recommend to GFC)

 

viii. 

GFC (approval to advance to ministry)

 

ix. 

Ministry (

final approval)

 

 

 

(4) 

Major Program Changes 

 

This is a request to substantially alter the curriculum of a program, to introduce a series of 

minor changes that would have a significant collective impact on program delivery or to 

change a program element that requires GFC approval as defined by the Post-Secondary 

Learning Act. 

 

i. 

Originator (creates and recommends to Chair or designate)

 

ii. 

Chair or Designate (recommends to Curriculum Administrator))

 

iii. 

Curriculum Administrator (recommends to Chair of Faculty Curriculum 

Committee)

 

iv. 

Chair  of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-day 

consultation period)

 

v. 

15-day consultation period (including Advisory Committees and student 

and/or academic support units)

 

vi. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to the Registrar)

 

vii. 

Registrar (recommend to the Faculty Council)

 

viii. 

Faculty Council (recommend to APCC)

 

ix. 

APCC (recommend to GFC)

 

x. 

GFC (

final approval)

 

 

(5) 

New Courses, Course Changes and Minor Program Changes 

 

This is a request to create a new course, delete a course as a program requirement, 

change a course or make a minor change to the core requirements of a program within the 

originating Faculty. 

 

i. 

Originator (creates and recommend to Chair or designate)

 

ii. 

Chair/ or Designate (recommend Curriculum Administrator) to Chair of 

Faculty Curriculum Committee or designate)

 

iii. 

Curriculum Administrator (recommend to Chair of Faculty Curriculum 

Committee)

 

iv. 

Chair  of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-day 

consultation period)

 

v. 

15-day consultation period (including Advisory Committees and student 

and/or academic support units)

 

vi. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to the Faculty Council)

 

vii. 

Faculty Council (recommend to Registrar)

 

viii. 

Registrar (

final approval)

 

(6) 

Editorial Calendar Change 

 

This is a request to add, omit or amend general text within the academic calendar that is 

not associated with academic regulations, that does not alter curricular content and that 

does not impact a student’s ability to access or complete a course. 

 

i. 

Originator (creates and recommends to Chair or designate)

 

ii. 

Chair  or  designate  (recommends  to  recommends  Curriculum 

Administrator)

 

iii. 

Curriculum  Administrator  (recommends  to  Faculty  Curriculum 

Committee)

 

Faculty Curriculum Committee (recommend to the Registrar) 

iv. 

Registrar (

final approval)

 

 

 

(7) 

General Education Courses 

 

This is a request to create or change a GNED-prefixed Course or to provide a discipline-

specific Course with a GNED designation. 

 

(a)  New or Course Change for GNED-Prefixed Courses

 

 

i. 

Originator (creates and recommends to Chair or designate)

 

ii. 

Chair or designate from the Department of General Education 

(recommends to Curriculum Administrator)

 

iii. 

Curriculum Administrator (recommends to Chair of University General 

Education Curriculum Committee)

 

iv. 

Chair  of  University  General  Education  Curriculum  Committee 

(recommend to 15-day consultation period)

 

v. 

15-day consultation period (including Advisory Committees and student 

and/or academic support units)

 

vi. 

University General Education Curriculum Committee (recommend to 

APCC)

 

vii. 

APCC (recommend to Registrar)

 

viii. 

Registrar (

final approval)

 

 

(b)  Discipline-Specific Courses for GNED Designation

 

 

i. 

Originator (creates and recommends to Chair or designate)

 

ii. 

Chair or designate (recommends to Curriculum Administrator)

 

iii. 

Curriculum Administrator (recommends to Chair of Faculty Curriculum 

Committee)

 

iv. 

Chair of Faculty Curriculum Committee of the Originating Department 

(recommend to 15-day consultation period)

 

v. 

15-day consultation period (including Advisory Committees and student 

and/or academic support units)

 

vi. 

Faculty  Curriculum  Committee  of  the  Originating  Department 

(recommend to the Faculty Council)

 

vii. 

Faculty Council of the Originating Department (recommend to University 

General Education Curriculum Committee)

 

viii. 

University General Education Curriculum Committee (recommend to 

Registrar)

 

ix. 

Registrar (

final approval)

 

 

(c) 

Editorial change for GNED-Prefix Courses 

i. 

Originator (created and recommends to Chair or designate) 

ii. 

Chair or designate (recommends to Curriculum Administrator) 

iii. 

Curriculum Administrator (recommends to University General Education 

Curriculum Committee) 

iv. 

University General Education Curriculum Committee (recommends to the 

Registrar) 

v. 

Registrar (

final approval) 

 

F. 

15-Day Consultation Period 

 

(1) 

With the exception of Editorial Calendar Changes, a 15-day consultation period is 

required for all curriculum submissions made between August 15 and May 15. All Chairs, 

Deans, members of Faculty Curriculum Committees, and members of APCC can provide 

feedback during this period. The last day of the academic year to submit a curriculum 

submission to the 15-day consultation period is May 1.

 

 

(2) 

With the exception of Editorial Calendar Changes, curriculum submissions can still be 

submitted for consultation between May 2 and August 14. Any submissions submitted on 

or between May 2 and August 14 will have a consultation deadline of September 1.

 

 

(3) 

The Originator is responsible for reviewing feedback provided during the consultation 

period and resolving any formal objections with the provider of the feedback.

 

 

(4) 

If an objection cannot be resolved between these two parties, the Originator must forward 

the concern and objection to the Chair of APCC for resolution.

 

 

(5) 

If the Originator and the provider of the feedback are within the same Faculty, the Chair of 

the Faculty Curriculum Committee will forward the concern via email along to the Dean (or 

designate) of that Faculty for resolution.

 

 

(6) 

The Originator should outline the objector’s concern, as well as the Originator’s response 

to the objection, including all pertinent rationale.

 

 

(7) 

The Chair of APCC will communicate the outcome of APCC’s decision or advise of any 

additional requirements for information to the Originator and the objector of the submission.

 

 

 

G. 

ROLES, RESPONSIBILITY AND AUTHORITY 

 

(1) 

Originator is responsible for:

 

 

(a) 

determining the appropriate approval path;

 

(b) 

consulting with the appropriate individuals or groups;

 

(c) 

identifying and assessing potential impacts on programs/courses outside of the 

Faculty;

 

(d) 

completing all curriculum proposal forms;

 

(e) 

ensuring that the information contained in the submission is accurate and 

complete; and

 

(f) 

reviewing feedback collected during the consultation period and resolve formal 

objections to a submission.

 

 

 

(2) 

Curriculum Administrator is responsible for:

 

 

(a) 

ensuring that a submission is following the appropriate approval path.

 

 

(3) 

Department Chair (or designate) is responsible for:

 

 

(a) 

ensuring that a submission has been approved prior to the consultation period 

and prior to the Faculty Curriculum Committee’s review of the submission;

 

(b) 

supporting the Originator in the full completion of all relevant forms;

 

(c) 

assessing departmental impacts; and

 

(d) 

making recommendations to the Faculty Curriculum Committee when required.

 

 

(4) 

Advisory Committees, when in place and when appropriate, are responsible for:

 

 

(a) 

reviewing and advising the Dean with respect to new programs, program 

suspensions and/or deletions within its specific program area;

 

(b) 

reviewing and advising the Dean with respect to new courses, course deletions 

and/or program changes; and

 

(c) 

providing recommendations to the Faculty Council (where applicable).

 

 

(5) 

Chair of Faculty Curriculum Committee is responsible for:

 

 

(a) 

ensuring curriculum submissions are complete and following the correct approval 

path in accordance with recommendations from the Registrar; and

 

(b) 

initiating the 15-day consultation period.

 

 

(6) 

Faculty Curriculum Committees are responsible for:

 

 

(a) 

reviewing all curriculum submissions;

 

(b) 

assessing student impact, student input, cross impact, Library impact and 

Information Technology impact statements; and

 

(c) 

recommending submissions in accordance with the associated approval path.

 

 

(7) 

University General Education Curriculum Committee is responsible for:

 

 

(a) 

reviewing all curriculum submissions for GNED prefix courses and courses 

requesting or changing GNED designation;

 

(b) 

assessing student impact, student input, cross impact, Library impact and 

Information Technology impact statements;

 

(c) 

assessing course criteria for determination of cluster goals;

 

(d) 

ensuring all submissions are complete and accurate;

 

(e) 

revalidating courses within the GNED inventory;

 

(f) 

recommending submissions in accordance with the associated approval path; 

and

 

(g) 

approving discipline-specific courses for additions and deletions to the General 

Education inventory.

 

 

(8) 

Faculty Councils are responsible for:

 

 

(a) 

reviewing all curriculum submissions;

 

(b) 

ensuring all submissions are complete and accurate;

 

(c) 

ensuring all potential impacts have been addressed;

 

(d) 

recommending submissions in accordance with the associated approval path; and

 

 

(e) 

reviewing and approving New Courses, Course Changes, and Minor Program 

Changes.

 

 

(9) 

Dean/AVP (or designate) is responsible for:

 

 

(a) 

ensuring that all curriculum submissions are reviewed by the Faculty;

 

(b) 

identifying and assessing overall content, budget implications and cross impacts 

within the Faculty;

 

(c) 

ensuring that potential impacts on programs/courses outside of the Faculty have 

been addressed;

 

(d) 

provide Advisory Committee recommendations to applicable departments;

 

(e) 

initiating the 15-day consultation period (for Letters of Intent only);

 

(f) 

resolve any formal objections collected during the consultation period that remain 

unresolved between two parties within the same faculty;

 

(g) 

approving submissions on behalf of the Faculty Council; and

 

(h) 

responsible for ensuring completion and accuracy of program and curriculum 

changes submitted to the ministry and CAQC.

 

 

(10) 

Registrar is responsible for:

 

 

(a) 

approving Editorial Calendar Changes;

 

(b) 

ensuring all submissions are complete and accurate;

 

(c) 

reviewing all proposals to ensure their conformity with Calendar standards, 

including terminology, format, completeness of information, and accuracy;

 

(d) 

ensuring consistency with institutional admission requirements;

 

(e) 

ensuring conformity of course and program credit assignment with established 

policies and ministry guidelines;

 

(f) 

managing transfer credit agreements;

 

(g) 

ensuring consistency with course and program prerequisites;

 

(h) 

addressing all other issues that may fall within the jurisdiction of the Office;

 

(i) 

maintaining the records of all approved changes to the credit curriculum;

 

(j) 

submitting program and curriculum changes, along with required documentation, 

to the provincial ministry and CAQC through PAPRS; and

 

(k) 

recommending submissions in accordance with the associated approval 

path.

 

 

(11) 

Academic Programs and Curriculum Committee is responsible for managing its affairs 

in a manner consistent with pertinent by-laws outlined in the General Faculties Council By-

laws. In reviewing curriculum submissions, this committee is responsible for:

 

 

(a) 

policies and procedures for mounting, implementing, evaluating and deleting 

courses and programs;

 

(b) 

the conformity of courses and programs to the University's formal statements of 

goals and objectives;

 

(c) 

reviewing and providing feedback for curriculum submissions within the 15-day 

consultation period;

 

(d) 

resolving any formal objections collected during the consultation period that 

remain unresolved between two parties in different faculties; and

 

(e) 

making recommendations to General Faculties Council.

 

 

(12) 

General Faculties Council is responsible for managing its affairs in a manner consistent 

with the General Faculties Council By-laws. With respect to curriculum submissions, 

General Faculties Council is responsible for:

 

 

 

(a) 

reviewing  the  recommendations  of  the  Academic  Programs  and 

Curriculum Committee;

 

(b) 

reviewing and approving New Programs, Program Suspensions, and Program 

Terminations for submission to the provincial ministry;

 

(c) 

reviewing and approving Major Program Changes; and

 

(d) 

through the Secretary to the General Faculties Council, ensuring that the 

Registrar is notified of all approved submissions.

 

 

 

 

E. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Post-secondary Learning Act

 

 

 

F. 

REVISION HISTORY

 

 

Date 

(mm,dd,yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Author 

(Position Title) 

Approver 

10 15 2015 

Revision of approval 

process, roles & 

authorities 

D., E., F. 

Vice-Provost and 

Associate 

Vice-President, 

Students 

GFC 

05-20-2022 

Major Revisions 

D, G 

University Registrar 

GFC 

11-24-2023 

Minor revisions  

E 1.1 

Academic Quality 

Assurance Coordinator 

GFC 

11-22-2024 

Minor revisions 

E 7 

University Registrar 

GFC