Final Grade Appeals Policy – April 17, 2026 

 

Page 1 of 3

 

 

 

 

FINAL GRADE APPEALS POLICY

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

May 16, 2013 

Policy 
Sponsor: 

Provost and Vice 
President, 
Academic 

Last 
Revised: 

April 17, 2026 

Primary 
Contact: 

Registrar and 
AVP, Enrolment 
Management 

Review 
Scheduled: 

April 17, 2027 

Approver: 

General Faculties Council 

 

A.  PURPOSE 

 

This Policy is intended to guide all processes related to the appeal of final marks in courses which are 

assigned a grade. The Policy and all accompanying procedures are based on the premise that students 

have  the  right  to  fair  and  equitable  procedures  for  the  lodging,  hearing,  and  resolution  of  matters 

involving the academic assessment of final grades.  

B. SCOPE  

This Policy applies to students registered in any course in which they receive a grade whether that 

course has associated credits or not.  

This Policy applies to assessment based on the evaluation of academic work.  

Allegations of unfair assessment based on non-academic functions or findings of academic 

misconduct are not within the scope of this Policy.  

C. POLICY STATEMENT  

GUIDING PRINCIPLES  

1.1.Fairness will be applied to all parties in procedures and decisions.  

1.2. Academic decisions should be made as close as possible to the level at which the academic 

expertise resides.  

1.3. Students will have the right to consult with the Student’s Association (as applicable) at any 

stage of the process.  

1.4. Sound academic decisions will not be set aside based on minor irregularities in procedures. 

 

PROCEDURAL PRINCIPLES  

2.1. The onus is on the student to show that a request for a final grade review has merit.  

2.2. The process for adjudicating a final grade appeal will be conducted in a timely manner. 

2.3. A final grade appeal is solely based on the academic merits of a student’s work.  

Final Grade Appeals Policy – April 17, 2026 

 

Page 2 of 3

 

2.4. A student must have one additional opportunity for review of a final grade assignment after 

consulting with an instructor.  

2.5. A final grade appeal based on academic merit must reside within the department in which the 

course is offered.  

2.6. The levels of appeals are sequential.  

2.7. In the spirit of collegiality and co-operation, students are not permitted representation by legal 

counsel.  

GROUNDS FOR A FINAL GRADE APPEAL  

3.1.Level 1: Consultation: Instructor  

a. The final grade was not calculated on all of the work completed and as indicated in the 

course outline; or  

b. There was an arithmetical miscalculation of the final grade.  

3.2.Level 2: Final Grade Review: Chair  

a. There was an alleged unfair assessment of academic performance.  

3.3.Level 3: Final Grade Appeal: Dean/Dean’s Designate  

A student can challenge a Level 2 decision on one or more of the following 

criteria:  

a. There is new evidence that was previously unavailable; or  

b. There was an alleged procedural error in reaching the decision; or  

c. The findings of the previous adjudicator were allegedly not supported by the evidence.  

3.4. A Level 3 appeal is solely based on the process by which a previous decision was reached  

and not on academic performance.  

3.5. The decision reached at Level 3 is final.  

3.6. A Chair or Dean may designate an individual to review an appeal on their behalf. Each 
successive level of appeal must be reviewed at a higher level. 

 

ACCESS TO EXAMINATIONS  

4.1. Students have the right to supervised access to completed final examination papers which have 

been graded provided that the request is made within fifteen (15) business days after the 

end of the semester in which the grade was awarded. 

 

        

4.2. Reviewing the final examination with the student is at the sole discretion of the instructor.  

4.3. Graded course work retained by an instructor may be destroyed one year after the end of the 

semester in which the work was graded.  

Final Grade Appeals Policy – April 17, 2026 

 

Page 3 of 3

 

COURSE OUTLINES  

5.1. All students must be given access to a course outline no later than the second scheduled 

class or the Drop/Add deadline, whichever is earliest.  

5.2. The course outline must include the percentage weight assigned to each component used to 

determine the final grade.  

5.3. A final grade appeal cannot be based on a challenge to the weightings assigned to the 

different components of the course which comprise the final grade.  

D. DEFINITIONS  

Final Mark: Is the result of an assessment of a student’s academic performance in 

relation to a set of explicitly stated criteria in a   
transparent and open manner. Typically, a student in a course   

with a final mark will either pass or fail.  

Timely manner: In the context of this Policy, means that a reasonable person would 

agree that all efforts to provide documentation and   

render a decision were not unduly or deliberately delayed.  

E. REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

01/29/2020 

Editorial 

Template update 

Policy Specialist 

University Secretary 

02/11/2021 

Editorial 

Title Updates 

University Secretary  University Secretary 

04/17/2026 

Minor 

 

Registrar & AVP, 
Enrolment 
Management 

General Faculties 
Council